Một cuộc họp hiệu quả là gì? Những hiện tượng “tái hợp” khiến tất cả chúng ta tốn rất nhiều thời gian. Vì vậy, hãy hiệu quả! Làm thế nào để bạn nhận ra một cuộc họp "tốt"? Rất dễ dàng: mỗi người tham gia rời đi với cảm giác công việc đã hoàn thành: "Chúng tôi đã đạt được tiến bộ tốt", "chúng tôi đã làm việc hiệu quả", v.v.
Vậy đâu là công thức để cuộc gặp gỡ chung này không trở nên đơn giản chỉ là lãng phí thời gian? Câu trả lời sẽ được tìm thấy trong khi tôn trọng các nguyên tắc cơ bản: một cuộc họp có mục đích cụ thể. Nó phải được chuẩn bị và lên kế hoạch thích hợp. Mục tiêu phải liên tục ở trong tầm nhìn trong suốt các cuộc thảo luận. Các cuộc tranh luận được tổ chức và mang tính xây dựng. Họ tôn trọng thời gian xác định. Cuối cùng, kết luận là chính xác về các quyết định đã thực hiện và các hành động sẽ được thực hiện.
Một mục tiêu cụ thể
Không còn nghi ngờ gì nữa. Tất cả những người tham gia nên biết lý do tại sao họ ở đó và trên hết, những gì chúng ta đôi khi quên, những gì các cuộc thảo luận sẽ dẫn đến. Một kế hoạch hành động bị ràng buộc? Sản phẩm mới dẫn đầu? Xác định một vấn đề? Giao tiếp một tổ chức mới? Vân vân.
Hãy ghi nhớ kết quả sản xuất mong đợi của nhóm giúp bạn có thể tập trung vào mục tiêu và của duy trì căng thẳng có lợi cho việc giữ mục tiêu đã đặt ra.
Chuẩn bị vô song
Tất cả bắt đầu với một sự lựa chọn quà tặng cẩn thận. Nếu có quá nhiều người tham gia, các cuộc thảo luận có thể bị sa lầy. Mặt khác, nếu nhóm không đủ lớn, mục tiêu sẽ khó đạt được.
Sau khi danh sách người tham gia đã được thiết lập, chúng tôi sẽ tránh việc mời cộng tác viên đơn giản bằng cách gửi chương trình làm việc cho họ. Từ khâu chuẩn bị, tất cả các nhân vật chính đều tham gia . Có bao nhiêu cuộc họp không dẫn đến kết quả do thiếu công việc đầu nguồn (không đủ thông tin, số liệu không đầy đủ, v.v.)?
Mọi người phải chuẩn bị tốt khi đến ngày, với các yếu tố chính cần thiết để bắt đầu các cuộc tranh luận và có hiệu quả ! Đây không phải là lúc, trong các cuộc thảo luận, để đi câu cá để tìm kiếm thông tin!
Một quá trình hiệu quả
Một cuộc họp là được xác định bởi thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc. Trong thời gian này, tất cả các cuộc tranh luận được tổ chức để giải quyết tất cả các điểm được dự đoán trong quá trình chuẩn bị.
Tôn trọng thời gian dành cho mỗi giai đoạn là chìa khóa thành công, mặc dù trong một số trường hợp, điều này rất hữu ích khi cho phép một số linh hoạt. Điều quan trọng là tập trung vào các ưu tiên để không bị lạc vào chi tiết .
Một điểm khác là thu thập quan điểm của tất cả hiện tại. Mọi người đều phải tham gia. Điều này được hiểu rằng các sàn giao dịch sẽ được kiểm soát để không có sự chênh lệch nào ảnh hưởng đến các cuộc thảo luận. Những lời chỉ trích được chấp nhận nếu chúng mang tính xây dựng và đưa nhóm tiến lên.
Một kết luận chuyên nghiệp
Mỗi cuộc họp phải là chủ đề, về mặt kết luận với tất cả những người tham gia, báo cáo về tiến độ, quyết định và hành động đặt vào quan điểm với mục tiêu.
Những điểm mới và những điểm chưa được xử lý cũng sẽ được đề cập. Như vậy, không có gì bị mất, mọi thứ đều được ghi lại. Kết luận này nên tiếp theo là một bản tóm tắt bằng văn bản được cung cấp cho mỗi người tham gia ngay sau cuộc họp hoặc trong những ngày tiếp theo.
Tệp này được tham chiếu trong: Tổ chức và tiến hành cuộc họp một cách hiệu quả
