Các nhà quản lý dự án đã quen với việc sử dụng biểu đồ Gantt để tổ chức và lập kế hoạch cho các công việc cần thực hiện. Công cụ này không phức tạp để sử dụng và vẫn rất hữu ích, ngay cả đối với các hành động nhỏ.
Nếu bạn chưa quen với cách tiếp cận này, bạn sẽ tìm thấy trong hướng dẫn này những điểm cơ bản của việc sử dụng nó cũng như ở cuối tệp, một ví dụ cụ thể về biểu đồ Gantt.
Biểu đồ Gantt là gì và nó được sử dụng để làm gì trong quản lý dự án?
Được phát minh bởi Henry Gantt vào năm 1910, công cụ này tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch bằng cách biểu diễn các nhiệm vụ của một dự án bằng các thanh ngang trên biểu đồ.
Dùng để làm gì? Nó rất đơn giản. Như chúng ta đã thấy trong phần giới thiệu, nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức, lập kế hoạch và giám sát các nhiệm vụ .
Chính xác hơn, nó giúp bạn có thể:
- nắm vững trình tự các nhiệm vụ, đặc biệt khi các hoạt động nhất định được thực hiện song song
- biết thời hạn cho từng bước quan trọng
- Đặt các mốc để xác thực các bước
- phân bổ và quản lý các nguồn lực (nhân lực, ngân sách, vật lực, v.v.)
- hình dung các nhiệm vụ cần thực hiện
- theo dõi tiến độ của dự án và quản lý nó theo các thời hạn đã lên kế hoạch trên toàn cầu hoặc riêng lẻ
- ước tính tác động của sự chậm trễ đối với ngày kết thúc và các nhiệm vụ khác
Cách tiếp cận này giải phóng toàn bộ tiềm năng của nó cho các dự án phức tạp được tạo thành từ vô số nhiệm vụ lồng vào nhau. Tuy nhiên, nó vẫn cũng thú vị khi sử dụng cho các dự án đơn giản hơn.
Cách xây dựng sơ đồ?
Chuẩn bị dữ liệu của bạn trong một bảng bằng Excel hoặc bằng cách nhập chúng trực tiếp vào một phần mềm chuyên dụng.
Dưới đây là các bước để làm theo:
-
Xác định các nhiệm vụ và sự kiện quan trọng của dự án
Bắt đầu với các bước lớn bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ nhỏ. Cái khó là tìm đúng thang âm. Không quá chính xác cũng không quá rộng. Chọn các mốc quan trọng: theo các sản phẩm được giao ở cuối giai đoạn và các sự kiện xác nhận việc tiếp tục hoặc kết thúc dự án. Xem phương pháp phân tích dự án WBS (hoặc lưu đồ nhiệm vụ), để làm cho công việc này trở nên nghiêm ngặt hơn. Sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian.
Ước tính thời lượng của các nhiệm vụ
Thời gian lên kế hoạch cho mỗi lần can thiệp là một dữ liệu quan trọng để lập kế hoạch. Chọn đơn vị có liên quan nhất: giờ, ngày, tuần, v.v. tùy thuộc vào dự án và giữ nguyên tham chiếu cho toàn bộ bảng.
Xác định các tương tác giữa mỗi hoạt động
Một số nhiệm vụ chỉ có thể được thực hiện sau khi kết thúc hoặc bắt đầu một nhiệm vụ khác (chúng được gọi là "nhiệm vụ tuần tự"). Ngoài ra, những người khác có thể điều trị song song. Do đó cần phải xác định các phụ thuộc. Đây là giai đoạn lập lịch trình.
4 loại nghiện
End to end (FF): phải hoàn thành 2 nhiệm vụ cùng lúc
Kết thúc để bắt đầu (FD): một nhiệm vụ chỉ có thể bắt đầu khi công việc trước đó đã hoàn thành. Đây là chế độ chuỗi tiêu chuẩn.
Bắt đầu để kết thúc (DF): một nhiệm vụ không thể được hoàn thành cho đến khi nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu.
Bắt đầu để bắt đầu (DD): một nhiệm vụ chỉ có thể bắt đầu nếu nhiệm vụ trước đó đã bắt đầu
Chỉ định tài nguyên
Xác định cả nguồn nhân lực và vật lực được giao cho từng nhiệm vụ. Dữ liệu này rất hữu ích khi cần thực hiện giám sát chính xác việc phân bổ các nguồn lực. Hoặc chỉ để biết ai làm gì.
Đối với các dự án phức tạp hơn, việc sử dụng phương pháp PERT ngược dòng là cần thiết để liệt kê các nhiệm vụ, xác định các phụ thuộc, tính đến các ràng buộc …
Ví dụ về Gantt
Để minh họa phương pháp này, đây là kế hoạch của các bước khác nhau để tạo một trang web. Chúng tôi đã cố ý giảm bớt quy trình và không đề cập đến các nguồn lực, các mốc quan trọng, mục tiêu là để giữ cho nó đơn giản.
Bảng với các nhiệm vụ, thời lượng và sự phụ thuộc của chúng
| Các bước | Nhiệm vụ | Thời lượng (tính bằng ngày) | Sự phụ thuộc |
| Chọn nhà cung cấp | A - Xác định ngân sách | 1.5 | |
| B - Phát triển các thông số kỹ thuật | 8 | A (FD) | |
| C - Chọn trước nhà cung cấp | 2 | B (FD) | |
| D - Tham khảo ý kiến của các ứng viên | 15 | C (FD) | |
| E - Ngừng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ | 2 | D (FD) | |
| Phát triển trang web | F - Tạo các mô hình của trang web | 3 | E (FD) |
| G - Phát triển các chức năng | 10 | F (FD) | |
| H - Thực hiện tích hợp đồ họa | 8 | H (DD) | |
| Tôi - Kiểm tra và Xác thực trang web | 2 | G, H (FD) | |
| J - Đưa trang web lên mạng | 1 | Tôi (FD) | |
| Sản xuất nội dung | K - Xác định ai viết cái gì | 1 | J (FD) |
| L - Tạo nội dung | 3 | K (FD) | |
| M - Xác thực và nhập nội dung trên trang web | 2 | L, I (FD) | |
| Khởi chạy trang web trong nội bộ | N - Trình bày trang web trong nội bộ | 2 | J (FD) |
Hoạt động "Nhập nội dung của trang web" phụ thuộc vào 2 nhiệm vụ (loại FD). Thật vậy, mục nhập chỉ có thể được thực hiện khi trang web được xác nhận và nội dung được viết. Đối với bước "Tiến hành tích hợp đồ họa", bắt đầu cùng lúc với "Phát triển các chức năng". Người tích hợp rõ ràng cần phải phối hợp với các nhà phát triển. Đây là kiểu phụ thuộc DD.
Biểu đồ với các tài nguyên
Các thanh màu đỏ thể hiện đường dẫn quan trọng. Đây là những giai đoạn quan trọng mà sự trượt giá dẫn đến hậu quả của việc trì hoãn dự án.
Phần mềm để tạo biểu đồ Gantt của bạn
Quên tờ giấy đi! NS Các công cụ ngày nay tạo điều kiện thuận lợi cho công việc!
Bạn sẽ tìm thấy trợ giúp trên internet để sử dụng Excel. Nó không phải là giải pháp dễ dàng nhất, nhưng nếu bạn quan tâm đến bộ Office, bạn sẽ tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm.
Có ứng dụng chuyên dụng (thường miễn phí), dễ tiếp cận hơn, như Gantter cho google drive, cho phép bạn nhanh chóng tạo lịch trình của mình.
Các giải pháp trực tuyến hoàn chỉnh, nâng cao hơn, tích hợp việc tạo ra một Gantt giữa các chức năng khác dành riêng cho công việc cộng tác. Smartsheet chẳng hạn. Tại địa phương, trên máy tính của bạn, bạn có thể chuyển sang phần mềm miễn phí như GanttProject.
Những phần mềm này rất thiết thực, thậm chí rất cần thiết, để xác định sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, thực hiện mô phỏng, đo lường tác động của độ trễ, v.v. chỉ trong một vài cú nhấp chuột.
Tệp này được tham chiếu trong: Lập kế hoạch dự án: phương pháp và công cụ - Khung dự án - Biểu đồ Gantt
