Về mặt tổ chức và quản lý thời gian, ma trận Eisenhower là một công cụ cần thiết và dễ sử dụng. Các góc phần tư của nó tạo điều kiện hỗ trợ ra quyết định để sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Tìm hiểu những lĩnh vực ứng dụng và cách sử dụng nó một cách hiệu quả.
Trình bày phương pháp
Nhiều phương pháp, trước khi được các nhà quản lý sử dụng, đã là công cụ của chiến lược quân sự. Đây là trường hợp của ma trận này do Dwight David Eisenhower tưởng tượng.
Ngoài việc từng là tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, Ike với biệt danh của mình, còn là nhà vô địch của tất cả các hạng mục về năng suất. Và điều này, trong các lĩnh vực khác nhau. Bí mật của anh ấy? Một công cụ - một ma trận chính xác hơn - cho phép sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách dễ dàng và hiệu quả theo hai trục: Tầm quan trọng và Cấp thiết. Điều này cho phép bạn vẽ 4 góc phần tư riêng biệt:
- Góc phần tư 1 : nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp,
- Góc phần tư 2 : nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp,
- Góc phần tư 3 : nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp,
- Góc phần tư 4 : Nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp.
Quay số khẩn cấp + / quan trọng + tất nhiên là ưu tiên hàng đầu về mặt điều trị. Các nhiệm vụ không khẩn cấp hoặc quan trọng không thuộc mục tiêu ưu tiên. Chúng thậm chí có thể bị bỏ rơi nếu chúng thực sự không cần thiết.
Lĩnh vực ứng dụng
Cách phân loại nổi tiếng này có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực, cả trong đời sống nghề nghiệp và đời tư:
- quản lý thời gian,
- tổ chức công việc của anh ấy,
- ưu tiên,
- quyết định ,
- ủy quyền cho bên thứ ba …
Sở thích và giới hạn
Phương pháp này có ưu điểm là phản ánh mức độ ưu tiên của các hành động và lùi lại một bước so với sau này.
Tuy nhiên, sự đơn giản hiển thị thoạt nhìn có phần gây ảo tưởng. Thật vậy, việc phân loại các nhiệm vụ được thực hiện theo 2 trục này thường đơn giản hơn. Ngoài ra, đánh giá chủ quan của chúng ta có thể nhanh chóng bị phanh phui khi nhiệm vụ không có thời hạn chính xác hoặc khi cần xác định tầm quan trọng hay không của một hành động được thực hiện.
Do đó, ma trận này là đầu vào cho một phân tích mà mục tiêu của người quản lý cụ thể là xác định các nhiệm vụ được giao. Tùy thuộc vào thời gian có sẵn và mức độ quan trọng của hành động cần thực hiện, anh ta có thể quyết định những phần mà anh ta có thể giao phó cho một hoặc nhiều cộng tác viên. Mục tiêu là giữ quyền kiểm soát khối lượng công việc và sử dụng giá trị gia tăng của nó một cách khôn ngoan.
Làm thế nào để sử dụng ma trận Eisenhower?
Hai trục - tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp - giúp xác định 4 góc phần tư, mỗi trục xác định đặc tính của các yếu tố mà nó bao gồm theo 2 tiêu chí này.
Tầm quan trọng đề cập đến các nhiệm vụ giúp bạn tiến lên phía trước. Nó dựa trên tác động của cái sau lên các yếu tố khác, mà còn dựa trên giá trị gia tăng mà việc thực hiện nó mang lại.
Tính khẩn cấp đề cập đến những công việc đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức và dựa trên thời gian cần thiết để hoàn thành phần sau cũng như thời hạn của chúng. Đôi khi rất khó để xác định một mặt hàng có khẩn cấp hay không, vì nó thường phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài. Ngoài ra, nó rất chủ quan: mức độ khẩn cấp sẽ khác nhau giữa người này với người khác tùy thuộc vào cách họ cảm thấy về nhiệm vụ được đề cập, liên quan đến trạng thái căng thẳng của họ, kỹ năng, kinh nghiệm của họ, phương thức hoạt động của họ, v.v.
Do đó, để lấp đầy ma trận một cách hiệu quả, điều cần thiết là khách quan và dựa trên các yếu tố thực tế và cụ thể đến mức có thể.
Ghi nhớ nó tầm quan trọng chiếm ưu thế hơn tính cấp thiết.
Góc phần tư 1: nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp
Liệt kê ở đây:
- nhiệm vụ yêu cầu hành động và chú ý siêu nhanh - thậm chí ngay lập tức,
- NS các yếu tố có tác động đến mục tiêu của bạn ,
- NS các hạng mục có ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ của dự án ,
- Một Vấn đề cần giải quyết khẩn cấp - xung đột, khủng hoảng, v.v. -
- NS các cuộc gọi / email quan trọng cần được xử lý nhanh chóng …
Một số nhiệm vụ được tìm thấy ở đây vì chúng không được lập kế hoạch hiệu quả. Đây có thể là trường hợp sản xuất một báo cáo hoặc một báo cáo mà bạn đã liên tục báo cáo - ban đầu sẽ được đặt ở góc phần tư 2 hoặc 3 tùy trường hợp - và thời hạn và tầm quan trọng của nó khiến bạn không còn lựa chọn nào khác ngoài việc thực hiện nó. ưu tiên từ bây giờ, cho vị trí trong góc phần tư 1.
Góc phần tư 2: nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
Phần này liên quan đến các nhiệm vụ quan trọng, nhưng mức độ khẩn cấp thấp hơn so với các nhiệm vụ được đặt ở góc phần tư 1. Do đó, bạn phải nhập những điều sau:
- nhiệm vụ không có không có ngày đến hạn gần nhất, nhưng có một mức độ quan trọng nhất định cho bạn, nhóm của bạn, doanh nghiệp của bạn, v.v.
- NS các yếu tố để lập kế hoạch trong những tuần tới,
- những khoảnh khắc dành riêng cho đồng hồ chiến lược ,
- NS' phát triển một kế hoạch hành động , một dự án,
- NS đào tạo , huấn luyện …
Góc phần tư 3: các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp
Dưới đây là những yếu tố "gây rối" cần được chú ý ngay lập tức, nhưng không ảnh hưởng thực sự đến công việc của chúng tôi, chẳng hạn như:
- điều trị một số cuộc gọi điện thoại, email, tin nhắn đa dạng,
- NS yêu cầu từ nhân viên / đồng nghiệp / nhà cung cấp dịch vụ cần thông tin khẩn cấp, lời khuyên, một bàn tay giúp đỡ,
- NS nhiệm vụ quan trọng đối với người khác, nhưng không quan trọng đối với bạn và tiến độ công việc của bạn,
- NS các mục bạn có thể ủy quyền cho một bên thứ ba …
Góc phần tư 4: nhiệm vụ không quan trọng cũng không khẩn cấp
Ô cuối cùng này liên quan đến tất cả các yếu tố ký sinh và vô dụng mà bạn phải loại bỏ để đạt hiệu quả cao hơn:
- những thói quen xấu không hiệu quả,
- phiền nhiễu ngăn cản bạn tiến về phía trước một cách hiệu quả (lướt internet, thông báo không mong muốn, v.v.),
- do dự tốn thời gian và tiêu hao năng lượng tích cực,
- NS sự suy ngẫm về những gì bạn không có quyền kiểm soát …
Tóm lại, ma trận Eisenhower chắc chắn không hoàn hảo và cuối cùng là tương đối khó sử dụng một cách hiệu quả và phù hợp, nhưng nó có giá trị triển khai một bước lùi thú vị về mặt quản lý mặt hàng quý giá nhất của chúng ta: thời gian cũng như nhận thức về trạng thái căng thẳng và cách hiểu sự khẩn cấp của chúng ta - đôi khi khá tương đối.
Tệp này được tham khảo trong: Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản - Ra quyết định: quy trình và những cạm bẫy cần tránh
