5 bước để giải quyết vấn đề
Bạn đang phải đối mặt với một vấn đề và không biết làm thế nào để giải quyết nó.
Người quản lý ĐI! cung cấp cho bạn một quy trình dễ sử dụng.
Một phương pháp sẽ tìm thấy vị trí của nó trong hộp công cụ của người quản lý của bạn.
Xem thêm đồ họa thông tin tóm tắt quá trình.
| Các bước | Các công cụ để sử dụng |
| 1 - Xác định vấn đề cần xử lý | Phương pháp CATWOE - Động não - Động não ngược - QQOCQP - biểu đồ ái lực - Phương pháp CIRCEPT - biểu đồ pareto (20/80) |
| 2 - Xác định nguyên nhân | Động não - Sơ đồ Ishikawa - QQOCQP - Sơ đồ mối quan hệ - MECE |
| 3 - Tìm giải pháp | Động não - Động não ngược - ma trận quyết định - phân tích giá trị - sơ đồ cây - MẠCH - Phương pháp SCAMPER - Phương pháp ASIT - MECE - ma trận khám phá |
| 4 - Khởi động các hành động: thực hiện giải pháp đã chọn | Kế hoạch hành động - Pert - lập kế hoạch Gantt |
| 5 - Giám sát hiệu quả của giải pháp và việc thực hiện nó | Bảng điều khiển - Bảng ghi - biểu đồ pareto (20/80) |
-
Xác định vấn đề cần xử lý
Bước đầu tiên là tích hợp đúng các nội dung bên trong và bên ngoài của vấn đề cần giải quyết. Và đặc biệt là của đừng nhầm lẫn vấn đề với các triệu chứng của nó.
Nó là thích hợp để đặt ra vấn đề cho hiểu tất cả các kích thước của nó và thu thập càng nhiều thông tin càng tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm nguyên nhân.
Tùy thuộc vào mức độ của vấn đề, liên quan đến nhân viên từ các phòng ban khác nhau để mở rộng quan điểm về vấn đề này.
-
Xác định nguyên nhân
Đây là một bước quan trọng, tìm kiếm các nguyên nhân tác động. Một điểm quan trọng là tách tìm kiếm khỏi lựa chọn . Đầu tiên yêu cầu phải được thấu đáo bằng cách liệt kê tất cả các nguyên nhân có thể có ảnh hưởng đến vấn đề. Thứ hai, phân tích nhiều hơn, nhằm xác định những chất có trọng lượng đủ đáng kể để xử lý.
Như thường lệ, ma quỷ ở trong các chi tiết. Thoạt nhìn, nguồn gốc của vấn đề có vẻ rõ ràng. Tuy vậy… chúng ta phải luôn luôn cảnh giác với những điều hiển nhiên.
Để nghiên cứu, hãy lập danh sách bằng các phương pháp như động não hoặc QQOQCP. Đừng bỏ bê bất cứ điều gì. Một lần nữa, một nguyên nhân dường như vô hại rất có thể đóng một vai trò trung tâm trong điều trị có vấn đề.
Để lựa chọn, xếp hạng và xếp hạng từng tùy chọn. Sơ đồ Ishikawa là một trong những công cụ phù hợp nhất cho nhiệm vụ này.
-
Tìm một giải pháp
Như trước đây, Bước này được chia thành 2 giai đoạn: nghiên cứu và lựa chọn sử dụng các công cụ như động não, sau đó sử dụng các phương pháp hỗ trợ quyết định, chẳng hạn như ma trận quyết định.
Sự lựa chọn giải pháp có tính đến tiêu chí khác nhau chẳng hạn như mức độ dễ dàng và tốc độ thực hiện, chi phí, kỹ năng cần vận động, nguy cơ tác dụng phụ. Cuối cùng, nó không nhất thiết phải là người có tác động mạnh nhất sẽ được chọn . Đôi khi tốt hơn là nên giữ lại một tập hợp các giải pháp thứ cấp dễ dàng và nhanh chóng để thực hiện hơn là chỉ một giải pháp, chắc chắn có tác động mạnh, nhưng nặng nề và tốn kém để triển khai.
Trong một số trường hợp, quyết định có thể được xác nhận bằng một bài kiểm tra trước khi nó được khái quát hóa. Thử nghiệm luôn là một cách tuyệt vời để xác minh mức độ phù hợp của một quyết định.
-
Hành động khởi chạy: thực hiện giải pháp đã chọn
Khi bạn đã lựa chọn, đã đến lúc hành động. Sự chuẩn bị tốt sẽ tối đa hóa chất lượng của việc triển khai. Tất cả bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu để đảm bảo hiệu quả của các hành động.
Hãy cẩn thận để tính đến các hiện tượng chống lại sự thay đổi.
Chúng tôi mời bạn tham khảo hồ sơ của chúng tôi về việc lập kế hoạch hành động và các phương tiện liên quan.
-
Giám sát hiệu quả của giải pháp và việc thực hiện nó
Việc khởi chạy các hành động không thể tồn tại nếu không có sự giám sát chính xác thông qua trang tổng quan. Chú ý đến đừng nhầm lẫn giữa hiệu quả của các hành động với các mục tiêu đã được chỉ định cho họ - và đảm bảo việc thực hiện đúng - với hiệu quả của giải pháp để giải quyết vấn đề ban đầu .
Trong trường hợp đầu tiên, bạn đánh giá việc thực hiện một giải pháp; thứ hai, sự phù hợp của lựa chọn của anh ta để giải quyết vấn đề.
Tóm tắt đồ họa máy tính
Xem thêm phương pháp 8D hoàn chỉnh - một cách tiếp cận tích hợp để giải quyết vấn đề hoặc phương pháp ABCDE.
Và sau…
Nếu sự cố vẫn chưa được giải quyết, chu trình nên được bắt đầu lại từ 0 với kết quả được ghi lại ở bước cuối cùng dưới dạng dữ liệu đầu vào.
Lời khuyên bổ sung
Dưới đây là một số điểm cần xem xét.
Đừng bỏ qua giai đoạn điều tra để tìm ra giải pháp
Việc phân tích một vấn đề là điều kiện tiên quyết cần thiết trước khi tìm cách giải quyết nó. Thật vậy, nếu không có sự hiểu biết tối thiểu, rủi ro là bạn phải băng vào vết thương trước khi nó mở ra lần nữa. Điều này có nghĩa là không điều trị nguyên nhân, nhưng ảnh hưởng, và do đó một lần nữa trải nghiệm sự xuất hiện của những gì bạn đang cố gắng tránh.
Ngay cả khi giải pháp có vẻ rõ ràng, đừng làm mà không có giai đoạn thăm dò
Chú ý các phím tắt. Hành động là tốt, nhưng thực hiện hành động nhất quán và hiệu quả rõ ràng là tốt hơn.
Trong giai đoạn tìm hiểu vấn đề và tìm ra nguyên nhân
Trong trường hợp có nhiều vấn đề, hãy tập trung vào giải quyết vấn đề đơn giản nhất trước khi giải quyết vấn đề phức tạp hơn
Sẽ thoải mái hơn về mặt tinh thần và có động lực để bắt đầu từ những điều dễ dàng nhất. Thậm chí nhiều hơn thế nếu bạn làm việc theo nhóm. Nhóm cần cảm thấy tự tin và bằng cách nào đó làm ấm lên trước khi giải quyết các vấn đề phức tạp hơn.
Không loại bỏ ngay những nguyên nhân thoạt nhìn tưởng như huyền ảo
Đây là một quy tắc vàng: không apriori ! Trong trường hợp đó, bạn có nguy cơ bỏ lỡ điểm quan trọng nhất.
Một lời khuyên: hãy đa dạng hóa các cấu hình (lý lịch, nghề nghiệp, chức năng khác nhau, vị trí thứ bậc, v.v.) cấu thành nhóm làm việc để duy trì sự cởi mở nhất định trong nhóm.
Không làm việc trên tất cả các khía cạnh của một vấn đề cùng một lúc.
Chia chúng thành các phần phụ để xử lý trước khi ghép mọi thứ lại với nhau. Nó dễ dàng hơn và hiệu quả hơn để làm điều này.
Lưu ý vấn đề bằng màu đen và trắng
Viết cho phép bạn đặt mọi thứ xuống và kích thích các phần khác của não. Trong một nhóm, lý tưởng là sử dụng bảng lật để lưu ý vấn đề. Vì vậy, khi tìm kiếm nguyên nhân, sau đó giải pháp, câu hỏi trung tâm không bị mất dấu. Nó vẫn là trung tâm của phản xạ.
Trong một nhóm làm việc, chỉ định một điều hành viên
Một nhóm làm việc không thể tự điều chỉnh (cạnh tranh nổi lên, bảo vệ vị trí cá nhân, v.v.). Hoạt ảnh đóng một vai trò trung tâm để đưa nhóm vào một điều kiện thuận lợi để sản xuất.
Biểu diễn đồ họa hoặc dưới dạng bảng các nguyên nhân đã xác định là một trợ giúp thực sự trong việc tìm ra giải pháp
Tương tự như cách ghi nhận vấn đề bằng màu đen và trắng, điều quan trọng là sử dụng các phương tiện trực quan để xác định và phân loại nguyên nhân.
Mẹo: Sơ đồ xương cá rất thú vị cho việc này.
Khi nghiên cứu và triển khai giải pháp
Đừng quên tham số "chi phí" trong phần đánh giá các giải pháp
Học tốt tác động tài chính trực tiếp và gián tiếp của từng phương án: chi phí thực hiện, vận hành, v.v. thoải mái để cân nhắc chi phí so với lợi ích. Nhìn thấy tính toán lợi nhuận hoặc từ hoàn lại vốn đầu tư cho các cổ phần đáng kể.
Đặt các chỉ số để theo dõi và đánh giá hiệu quả của giải pháp
Công việc không dừng lại sau khi thực hiện phản hồi đã chọn. Vì lợi ích của việc cải tiến liên tục - chẳng hạn như bánh xe deming , việc thiết lập các chỉ số là cần thiết.
Có thể có 2 loại chỉ số:
- chỉ số lái: họ là những người cho bạn biết rằng giải pháp được đưa ra một cách chính xác.
- chỉ số kết quả: để đảm bảo bạn đã chọn đúng giải pháp.
Học nhiều hơn về chỉ số hoạt động.
Việc phát triển các biện pháp được thực hiện trước giai đoạn hành động.
Quan tâm đến việc thực hiện các giải pháp
Bạn đã tìm ra giải pháp hoàn hảo chưa? Hoàn hảo. Bước tiếp theo chỉ cần sự tham gia nhiều như thiết kế một kế hoạch thực hiện hiệu quả.
Một số bài đọc
Cuốn sách để tiến xa hơn với đối tác Amazon của chúng tôi
Giải quyết vấn đề: Phương pháp, công cụ, phản hồi
