Quản lý hành chính là gì?
Bạn không đạt được gì về mặt doanh thu, tuy nhiên việc quản lý hành chính tốt doanh nghiệp là điều cần thiết để bạn hoàn toàn yên tâm tiến hành công việc kinh doanh của mình. Quản lý hành chính trong một công ty đề cập đến tất cả các thủ tục và nhiệm vụ cần thiết và bắt buộc, tuân thủ luật pháp và các mục tiêu chiến lược của bạn.
Nó bao gồm các lĩnh vực sau:
- Trách nhiệm giải trình : chỉnh sửa và gửi báo giá và hóa đơn, nhắc nợ khách hàng, thanh toán hóa đơn, kê khai doanh thu và thuế GTGT định kỳ, thanh toán các khoản đóng góp xã hội, phê duyệt và lập quyết toán năm, nộp thuế, v.v.
- Nguồn nhân lực : tuyển dụng và chấm dứt hợp đồng, trả lương và các khoản phí xã hội, lịch nghỉ phép, thay thế trong trường hợp vắng mặt, quản lý các tranh chấp và tranh chấp lao động, giám sát đào tạo bắt buộc …
- Mua và bán : đơn đặt hàng của nhà cung cấp, quản lý hàng tồn kho, dịch vụ sau bán hàng, v.v.
3 mục tiêu:
Quản lý tốt công việc hành chính sẽ hạn chế rủi ro và có 3 mục tiêu chính.
Đừng lãng phí tiền một cách không cần thiết
Bán sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn là trọng tâm của doanh nghiệp của bạn. Chính doanh số bán hàng của bạn là cách bạn kiếm tiền - kiếm tiền và phát triển. Quá tệ để mất một cách không cần thiết … Quản lý hành chính kém là một nguồn gây thất thoát tài chính.
Minh họa: theo dõi tốt các khoản phải thu khách hàng của bạn hạn chế rủi ro về các khoản nợ chưa thanh toán; việc tuân thủ các thời hạn pháp lý trong bối cảnh nghĩa vụ thuế và xã hội của bạn giúp bạn có thể tránh bị phạt chậm.
Duy trì năng suất của bạn
Để đạt được hiệu suất, bạn cần phải hoạt động hiệu quả. Tổ chức tốt trong công ty của bạn là điều cần thiết cho mục đích này, và quản lý hành chính của bạn có liên quan rất nhiều đến nó … Với tổ chức hành chính tốt, công ty đảm bảo rằng các tài liệu và hồ sơ thiết yếu cho hoạt động của mình được bảo toàn. Không có rủi ro mất mát hoặc phá hủy, năng suất của bạn được bảo toàn.
Có được sự thanh thản
Khi hành chính chồng chất, tâm trí của doanh nhân trở nên vẩn đục. Giải phóng tâm trí của bạn bằng cách giải tỏa những lo lắng về hành chính, để tiến về phía trước một cách bình tĩnh và hiệu quả hơn.
Hình ảnh minh họa: thanh toán hóa đơn đúng hạn sẽ tránh được những lời nhắc nhở khó chịu từ các chủ nợ (nhà cung cấp hoặc cơ quan hành chính nhà nước); quản lý tốt đội ngũ nhân viên của bạn cho phép bạn hạn chế các biện pháp và thủ tục pháp lý; giữ cho thư của bạn chạy trơn tru ngăn không cho nó chất đống trên bàn làm việc của bạn.
3 thách thức:
Bạn phải dung hòa 3 vấn đề để tối ưu hóa việc quản lý hành chính của doanh nghiệp:
- Để làm một cách nhanh chóng : Đáp ứng và giải quyết công việc hành chính mà không mất thời gian - bạn sẽ dành thời gian tiết kiệm của mình cho các nhiệm vụ có giá trị gia tăng cao hơn.
- Quản lý đáng tin cậy : tốc độ không tương đương với vội vàng … Đừng phạm sai lầm khi đi quá nhanh, hậu quả là khó chịu - bạn phải làm lại, bạn sẽ bị phạt …
- Hạn chế chi phí : bởi vì quản lý hành chính không trực tiếp giúp bạn tiết kiệm tiền, hãy cố gắng giảm chi phí ít nhất.
Thuê ngoài hoặc quản lý nội bộ: sự cân bằng của chi phí đang bị đe dọa
Quản trị là mục tiêu quan trọng của nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Tập trung vào công việc kinh doanh cốt lõi của mình, bạn thiếu thời gian và hứng thú với những công việc khó khăn và tốn thời gian này. Tin tốt là, các giải pháp - một số sáng tạo - tồn tại để tối ưu hóa (có nghĩa là để tăng tốc và làm cho đáng tin cậy) việc quản lý hành chính của doanh nghiệp của bạn!
2 lựa chọn thay thế : thuê ngoài (một phần hoặc toàn bộ) với các nhà cung cấp dịch vụ, có thể theo cách phi vật chất hóa, để đổi lại thù lao; duy trì kiểm soát nội bộ sử dụng các công cụ phần mềm đặc biệt , với thời gian và chuyên môn.
Quản lý thuê ngoài: phạm vi ủy quyền và lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ
Trước hết, tốt nhất là bạn nên nhớ một sự thật chưa được biết đến: không có luật nào bắt buộc công ty phải có một kế toán điều lệ. Nhưng trên thực tế, công ty, tùy thuộc vào địa vị pháp lý của mình, phải tuân thủ các nghĩa vụ kế toán, xã hội và tài chính.
Trong trường hợp không có chuyên môn (và / hoặc thời gian), kế toán điều lệ là một đồng minh có giá trị trong việc tuân thủ họ. Ví dụ, khi nói đến việc thiết lập một bảng cân đối kế toán hoặc một gói thuế, rất khó cho người giáo dân để giải quyết nó. Lợi thế của nhân viên kế toán điều lệ: thông qua thư cam kết, bạn giao phó cho anh ta một loạt các công việc hành chính, có liên quan đến nhu cầu của bạn.
Ví dụ: kế toán có thể đảm nhận một số công việc về kế toán nhưng cũng có thể đảm nhận các vấn đề về nhân sự - đặc biệt là phiếu lương.
Một nhà cung cấp dịch vụ khác có thể giảm bớt công việc hành chính cho bạn, liên quan đến nguồn nhân lực: công ty tuyển dụng tìm và duy trì những ứng viên tốt nhất, sau đó hỗ trợ họ hội nhập vào công ty của bạn.
Xin lưu ý, vai trò của nhà cung cấp dịch vụ này bị hạn chế. Bạn chịu trách nhiệm về các thủ tục pháp lý và kế toán khi nhân viên mới được bổ nhiệm .
Một luật sư, trên cơ sở đặc biệt, có thể giúp bạn về các vấn đề hành chính khác nhau: đặc biệt là tư vấn chiến lược hoặc xử lý các vụ kiện tụng.
Cần lưu ý : một số nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài chuyên hỗ trợ quản trị từ xa hoặc tại chỗ. Bạn xác định với nhà cung cấp dịch vụ phạm vi nhiệm vụ của họ, tùy thuộc vào ngân sách của bạn.
Quản lý hành chính nội bộ: các công cụ cần thiết
Ngoài các nhiệm vụ có thể được ủy quyền, các nhiệm vụ hành chính khác vẫn thuộc trách nhiệm nội bộ của công ty. Một số giám đốc điều hành thuê cụ thể cho việc này, những người khác quyết định tự quản lý - chủ yếu là để giảm chi phí.
Cần lưu ý : doanh nghiệp vi mô, chịu các nghĩa vụ hành chính được giảm bớt, hiếm khi nhờ đến một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. Tương tự như vậy, lãnh đạo của TPE có xu hướng không thành lập một bộ phận dành riêng cho việc quản lý.
Để tối ưu hóa việc quản lý hành chính của công ty bạn với chi phí thấp hơn, hãy tận dụng các nền tảng loại SaaS chuyên dụng:
- phần mềm thu hồi nợ để tự động nhắc nhở bạn,
- giải pháp lập hóa đơn để tiết kiệm thời gian chỉnh sửa hóa đơn của bạn,
- một công cụ quản lý nhân sự và tính lương,
- ERP để tập trung dữ liệu của bạn và quản lý hiệu quả việc quản lý hành chính tổng thể của bạn.
