Làm thế nào để thu hẹp khoảng cách giữa các mục tiêu được giao cho một dự án và tình hình hiện tại? Để tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân tích này, đây là một công cụ đơn giản có ưu điểm là giúp xác định "khoảng cách" cần vượt qua để đạt được mục tiêu đã định. Thực tiễn này giúp bạn có thể xác định các đòn bẩy hoạt động hiệu quả nhất.
Phân tích khoảng cách, định nghĩa
Nguyên tắc dựa trên sự so sánh giữa tình hình hiện tại và tình hình dự kiến , sau đó xác định các đòn bẩy và nhiệm vụ cần thực hiện để loại bỏ khoảng cách này .
Sự đơn giản của công cụ này không nên che khuất chiều sâu của các phân tích sẽ được thực hiện. Thật vậy, sự hiểu biết về những tồn tại và đặc biệt là việc phân tích khoảng cách và các đòn bẩy để thực hiện đòi hỏi sử dụng có liên quan các phương pháp và công cụ chẩn đoán, giải quyết vấn đề , Vân vân.
Thực hiện phương pháp
Đây là mô tả của 3 bước để làm theo.
Để dễ hiểu, các bước này được minh họa bằng một ví dụ đơn giản.
-
Chụp ảnh tình huống hiện tại - Bạn ở đâu ?
Phù hợp với vấn đề đã xác định, Lập danh sách các điểm đặc trưng cho trạng thái ban đầu. Để thực hiện chẩn đoán này, hãy dựa vào các công cụ cổ điển: tiến hành động não, phỏng vấn, tổ chức các cuộc họp nhóm, đắm mình trong bảng điều khiển của công ty …
Tóm lại, thực hiện tất cả các phương pháp liên quan cho phép bạn có được trạng thái chính xác của tình hình hiện tại. Sự thành công của dự án phụ thuộc vào nó!
Chúng ta ở đâu ? Chúng ta muốn ở đâu? Làm sao để tới đó ? Các yếu tố giải thích của khoảng cách Các đòn bẩy của hành động Chỉ 65% khách hàng hài lòng với cách giao hàng tình huống dự kiến (hoặc mục tiêu) - Bạn muốn được ở đâu?
Hãy thực tế, không giới hạn bản thân trong việc nêu một ý định mơ hồ. Ví dụ, đừng hài lòng với “chúng tôi muốn trở thành số 1” mà hãy nói: “chúng tôi đang hướng tới 30% thị phần trong vòng 2 năm”. Quan trọng: đừng quên tính đến tham chiếu thời gian ("dưới 2 năm" trong ví dụ). Chúng tôi mời bạn đắm mình trong phương pháp THÔNG MINH để biết cách xác định mục tiêu phù hợp và có thể hành động. Nếu không có điều này, hành động của bạn có khả năng không hiệu quả.
Tương tự như vậy, đừng ngần ngại chia nhỏ một mục tiêu tổng thể thành nhiều mục tiêu để làm cho nó hoạt động hiệu quả hơn.
Chúng ta ở đâu ? Chúng ta muốn ở đâu? Làm sao để tới đó ? Các yếu tố giải thích của khoảng cách Các đòn bẩy của hành động Chỉ 65% khách hàng hài lòng với cách giao hàng 80% khách hàng hài lòng trong vòng 1 năm Xác định các đòn bẩy để chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mục tiêu - Làm sao để tới đó ?
Đối với mỗi độ lệch, xác định các yếu tố giải thích cho sự khác biệt này . Chúng có thể là cả định lượng (ví dụ: 10 đơn đặt hàng mỗi ngày) và định tính (ví dụ: sứ mệnh của công ty không rõ ràng cho tất cả mọi người). Mặc dù trong nhiều trường hợp, có thể định lượng một biến định tính.
Đối mặt với các yếu tố của anh ấy, xác định các đòn bẩy có thể được vận hành để giảm khoảng cách giữa trạng thái hiện tại và trạng thái mong muốn . Từ đó, bạn có thể thực hiện các hành động có liên quan với các mục tiêu đã đặt ra. Nếu không có sự phản ánh này, cái bẫy là thực hiện hành động sai lầm và xem tình hình hiện tại vẫn không thay đổi.
Chúng ta ở đâu ? Chúng ta muốn ở đâu? Làm sao để tới đó ? Các yếu tố giải thích của khoảng cách Các đòn bẩy của hành động Chỉ 65% khách hàng hài lòng với cách giao hàng 80% khách hàng hài lòng trong vòng 1 năm Đội hậu cần quá tải Tuyển thêm một nhân viên hậu cần Tỷ lệ tin cậy của nhà cung cấp: 70% Đàm phán các cam kết chất lượng với nhà cung cấp hiện tại Khởi động một nghiên cứu so sánh về các nhà cung cấp
Sau đó xây dựng kế hoạch hành động
Khi các đòn bẩy đã được xác định, giai đoạn hành động có thể được tổ chức. Xác định các phương tiện, vai trò của mỗi phương tiện, lập kế hoạch triển khai các hoạt động, lập kế hoạch cho các công cụ kiểm soát, v.v. Một bước cần thiết để thực hiện các hành động của bạn và đạt được các mục tiêu đã đặt ra, chuyển từ " Chúng ta ở đâu ?" đến " chúng ta muốn ở đâu? " !
Tệp này được tham chiếu trong: Khung dự án
