Được tổ chức theo cách bạn làm công việc hàng ngày và quản lý một cách thận trọng thời gian bạn có sẵn cho phép bạn đạt được hiệu quả và sự thanh thản. Phương pháp NERAC là một công cụ đơn giản và thú vị cần biết trong bối cảnh này. Tại sao và làm thế nào để sử dụng nó?
Trình bày ma trận
Các phương pháp tổ chức và tối ưu hóa thời gian rất phong phú: danh sách việc cần làm, Pomodoro, GTP, ma trận Eisenhower… Mỗi phương pháp đều có phương pháp luận riêng và mục tiêu cụ thể. Phương pháp NERAC là một công cụ hoạt động rất dễ sử dụng cho phép bạn nâng cao hiệu quả nghề nghiệp của mình bằng cách lập kế hoạch công việc bằng văn bản, cụ thể là các công việc cần thực hiện.
Ma trận lấy tên của nó từ từ viết tắt định nghĩa nó và có nghĩa là:
- N - Lưu ý
- E - Ước tính
- R - Sách
- A - Trọng tài
- C - Kiểm tra
Ưu điểm và hạn chế của phương pháp
Sở thích của ma trận
- quản lý thời gian của bạn tốt hơn,
- ưu tiên các nhiệm vụ của nó,
- hạn chế sự trì hoãn,
- phân tán ít hơn,
- cân bằng thời gian làm việc của bạn,
- đạt được sự thanh thản.
Điểm cảnh giác
Như với bất kỳ công cụ tổ chức và quản lý thời gian nào, điều khó nhất ở đây là thể hiện sự nhất quán và kiên trì.
Làm thế nào để sử dụng ma trận NERAC?
Điều này liên quan đến việc tạo một trang tổng quan bao gồm 5 cột chính, mỗi cột tương ứng với một chữ cái của từ viết tắt - và do đó cho một hành động cụ thể.
Bạn sẽ đảm bảo rằng bạn luôn có sẵn ma trận này để có thể ghi nhật ký các nhiệm vụ mới khi chúng phát sinh để đạt hiệu quả tối ưu.
Cần lưu ý
Đây là bước đầu tiên trong phương pháp này. Đặt thời gian thường xuyên - hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng - để điền vào ma trận của bạn và cập nhật nó.
Liệt kê tất cả các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành mà không cần lo lắng về thời điểm đến hạn và / hoặc mức độ quan trọng hoặc khẩn cấp của chúng.
Khi ma trận của bạn được hoàn thành và triển khai, điều cần thiết là phải ghi lại các nhiệm vụ mới cần hoàn thành khi chúng phát sinh mà không cần tiến hành thêm bất kỳ phân tích nào của bạn - 4 điểm còn lại của ma trận - E, R, A và C - sẽ là được xác định trong thời gian dành riêng cho việc cập nhật bảng của bạn. Các công nghệ mới và nhiều ứng dụng và công cụ của chúng được sử dụng nhiều ở đây.
Bạn có thể sử dụng danh sách việc cần làm để xác định các nhiệm vụ bạn cần hoàn thành.
Ước tính, ước lượng
Sau đó, ước tính thời gian bạn sẽ dành cho mỗi hoạt động được liệt kê ở trên. Ước tính của bạn phải chính xác nhất có thể để đạt hiệu quả tối ưu. Đối với điều này, bạn có thể dựa vào kinh nghiệm của mình hoặc thậm chí sử dụng luật Pareto quy định rằng 20% nhiệm vụ mang lại 80% kết quả.
Do đó, không nên đánh giá quá cao thời gian của một nhiệm vụ. Thật vậy, nếu chúng ta dựa trên nguyên tắc rằng bất kỳ nhiệm vụ nào sẽ mất thời gian mà chúng ta đã phân bổ cho nó (định luật Parkinson) kết hợp với định luật Pareto, thì việc cho phép một thời gian dài để thực hiện một hoạt động sẽ không làm tăng hiệu quả của bạn.
Hãy cẩn thận không để quá nhiều thời gian để hoàn thành nhiệm vụ của bạn. Đi vào vấn đề. Điều này sẽ giúp bạn không lãng phí / lãng phí thời gian quý báu.
Để đặt
Bước này cho phép bạn lập kế hoạch cho những điều không lường trước và tránh phải sắp xếp lại chương trình làm việc của bạn ngay khi có điều gì đó bất ngờ xảy ra. Hai lựa chọn khả thi:
- Dành thêm một khoảng thời gian (nên thêm 40% tổng thời gian dự kiến ban đầu) để thực hiện nhiệm vụ nhằm khắc phục mọi phức tạp có thể phát sinh và do đó có thể phân tích và xử lý chúng một cách bình tĩnh nhất có thể.
- Phân bổ một thời điểm cụ thể hàng ngày / hàng tuần để quản lý các sự kiện không lường trước được.
Chỉ 4 đến 5 giờ trong ngày là dành cho những công việc đã được lên kế hoạch. Phần còn lại được sử dụng để quản lý các sự kiện không lường trước - khó khăn không lường trước, trường hợp khẩn cấp, gián đoạn, PPF, v.v.
Trọng tài
Bước tiếp theo là lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, xác định xem một nhiệm vụ có quan trọng và / hoặc khẩn cấp hay không. Do đó, hộp chính có thể được chia thành 4 hộp phụ, trong đó bạn sẽ báo cáo mức độ quan trọng, khẩn cấp, thời hạn cũng như quyết định bạn đưa ra về nhiệm vụ đã nói, nếu có.
Để làm điều này, bạn có thể sử dụng, chẳng hạn, ma trận Eisenhower cho phép bạn phân loại các nhiệm vụ khác nhau của mình thành 4 loại, theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng:
- Quan trọng và khẩn cấp: phải làm
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: lập kế hoạch
- Không quan trọng, nhưng khẩn cấp: được ủy quyền
- Không quan trọng và không khẩn cấp: hoãn lại hoặc thậm chí từ bỏ
Điều khiển
Giai đoạn cuối cùng bao gồm việc kiểm tra các công việc đã hoàn thành với mục tiêu hiệu quả tối ưu và sự thanh thản:
- xác nhận các nhiệm vụ đã thực hiện,
- giám sát việc đạt được các mục tiêu và tuân thủ các thời hạn và thời hạn,
- lập kế hoạch những gì cần phải được,
- điều chỉnh thời gian và thời hạn nếu cần,
- có thể ủy quyền,
- rút ra hậu quả của bất kỳ sai lệch nào và điều chỉnh cách bạn vận hành.
Giai đoạn cuối cùng này cho phép bạn phân tích phương thức hoạt động của mình, xác định các yếu tố thành công cũng như những gián đoạn có thể xảy ra và những phiền nhiễu không hiệu quả khác, rèn luyện ý thức tổ chức cũng như cách bạn nhận thức và lập kế hoạch cho các dự án và nhiệm vụ khác của mình.
Mục tiêu là trì hoãn càng ít càng tốt để tránh lãng phí thời gian và năng lượng mà không rơi vào tình trạng kiệt sức.
Ví dụ về ma trận NERAC
Dưới đây là một ví dụ cực kỳ đơn giản về trang tổng quan được tạo bằng phương pháp NERAC:
Tệp này được tham khảo trong: Hiệu quả của người quản lý - Tổ chức của người quản lý: biết cách tổ chức để đạt được hiệu quả - Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản
