Làm thế nào để phân biệt trong nháy mắt cái quan trọng với cái thứ yếu? Làm thế nào để bạn xác định được nơi bạn cần tập trung nỗ lực của mình? Luật Pareto cung cấp cho bạn sự trợ giúp vô giá để nhanh chóng đánh giá đâu là điểm ưu tiên. Từ ví dụ về sơ đồ 20/80, chúng ta hãy xem cách sử dụng công cụ này với các bước chính để làm theo.
Định nghĩa: hiểu nguyên lý Pareto
Vào những năm 1900, Vilfredo Pareto là một nhà kinh tế học người Ý, người đã nêu bật thông qua một số nghiên cứu rằng ở đất nước của ông, 20% người nắm giữ 80% tài sản . Vào những năm 1940, một kỹ sư, Joseph Juran gợi lên quy luật 80/20 tạo điều kiện cho sự tách biệt giữa "số ít quan trọng" (20% có tác động cao) và "nhiều tầm thường" (80% còn lại). Một sự phân phối có vẻ "tự nhiên".
Thật vậy, bằng phép chiếu, nguyên tắc này đúng trong nhiều lĩnh vực . Phần lớn các kết quả hoặc tác động là do một số ít nguyên nhân. 20% lỗi gây ra 80% sự cố phần mềm, 20% mặt hàng trong kho chiếm 80% chi phí lưu trữ, v.v. Bạn đã nghiên cứu cấu trúc bán hàng của mình chưa? Thông thường, 20% khách hàng tạo ra 80% doanh thu. Do đó tên thứ hai: luật 20/80 (hoặc 80/20).
Lưu ý: có một biến thể, phương pháp ABC chia dữ liệu quan sát thành 3 lớp: A nói chung là 20% -80% và phân phối dữ liệu còn lại giữa các lớp B và C. Một phân loại được sử dụng để quản lý hàng tồn kho.
Phân phối 80/20 vẫn là lý thuyết ngay cả khi trong nhiều trường hợp, phân phối tiếp cận nó. Tuy nhiên, nó cung cấp một điểm tham khảo thú vị để nghiên cứu một chủ đề và để đưa ra quyết định.
Các lĩnh vực ứng dụng
Công cụ này hơi phổ quát. Như đã thấy ở trên, bạn có thể phân tích cấu trúc bán hàng của mình, đánh giá đâu là rủi ro quan trọng nhất, xác định các vấn đề có tác động mạnh, xác định các hành động có lợi nhất …
Sơ đồ cũng một công cụ giao tiếp tuyệt vời . Thật vậy, nó mang lại nhiều sức nặng cho một lập luận khi chỉ ra rằng 80% tác động đến từ một số ít nguyên nhân, 20%. Giai đoạn thay đổi cách quản lý , đòn bẩy này rất thú vị để nâng cao nhận thức về một tình huống.
Ngắn người quản lý phải thành thạo công cụ này mà anh ta có thể sử dụng trong các trường hợp khác nhau.
Phương pháp: làm thế nào để xây dựng một sơ đồ 20-80?
Việc thực hiện bao gồm xây dựng một biểu đồ đại diện cho một phân loại dữ liệu. Cách tiếp cận được trình bày dưới đây được minh họa bằng một ví dụ sử dụng Excel. Một công cụ phù hợp để dễ dàng tạo sơ đồ của bạn.
Đây là cách thực hiện:
Chuẩn bị bảng dữ liệu
-
Liệt kê các dữ liệu quan sát được
Trong một cột của bảng tính, liệt kê tất cả dữ liệu đã nghiên cứu: nguyên nhân của sự cố, tên của khách hàng, v.v. Trong ngắn hạn, đối tượng phân tích của bạn.
Đối với ví dụ của chúng tôi, chúng tôi đang nghiên cứu nguyên nhân của sự chậm trễ trong việc phân phối để xác định những nguyên nhân có ảnh hưởng nhất. Mục tiêu là có thể xử lý 80% sự chậm trễ. Và do đó xác định các đòn bẩy hiệu quả nhất để đảo ngược xu hướng một cách đáng kể.
Mẹo: để tránh diễn giải phức tạp, tốt hơn là giới hạn số dòng ở mười dòng. Nếu số dòng rất lớn, hãy tạo các lớp (từ x đến y) để duy trì khả năng đọc tối ưu.
Thêm số lượng quan sát
Trong cột thứ hai, nhập số lượng quan sát cho mỗi hàng (số lần xuất hiện của mỗi vấn đề, doanh thu trên mỗi khách hàng, v.v.).
Phân loại các mặt hàng
Sắp xếp cột dữ liệu của bảng Excel của bạn theo thứ tự giảm dần:
Thêm tích lũy
Chèn một cột mới bằng cách tích lũy số lượng sự kiện.
Thêm phần trăm
Cuối cùng, trong cột cuối cùng, hãy chèn tỷ lệ phần trăm của số sự kiện tích lũy:
Sơ đồ xây dựng
Khi bảng của bạn đã hoàn thành, hãy xây dựng sơ đồ của bạn bằng cách sử dụng các hàm Excel để chèn biểu đồ
Ví dụ về sơ đồ 20-80:
Dưới đây là kết quả với ví dụ của chúng tôi, phân tích nguyên nhân của sự chậm trễ giao hàng:
Các khu vực có tác động lớn nhất nằm ở phía bên trái của biểu đồ.
Chúng ta có thể quan sát thấy rằng các nguyên nhân "Nhà cung cấp dịch vụ chậm trễ" và "Bưu kiện bị thất lạc" đại diện cho gần 80% các trường hợp giao hàng trễ. Những nguyên nhân này đáng được phân tích sâu để xác định các hành động khắc phục.
