Tiếp tục cấu trúc tổ chức của bạn và trở nên hiệu quả hơn với phương pháp Zen To Done: khám phá 10 thói quen sẽ giúp bạn giải phóng tâm trí khỏi sức nặng của sự bối rối và phân tán, thậm chí kiệt sức. Đây là một phương pháp tổ chức đơn giản, rất lấy cảm hứng từ phương pháp GTD đồng thời có thể tùy chỉnh nhiều hơn và hướng đến hành động hơn: phương pháp Zen To Done hoặc ZTD.
Bạn biết đến công cụ tổ chức cá nhân Getting Things Done, đây là một phiên bản bổ sung đơn giản và thiết thực dựa trên 10 thói quen cần áp dụng để trở nên hiệu quả hơn và tổ chức tốt hơn trong cuộc sống hàng ngày của bạn, cho dù là cá nhân hay nghề nghiệp.
Trình bày về phương pháp ZTD
Phương pháp tiếp cận tìm thấy nguồn cảm hứng từ người chị lớn của nó, phương pháp GTD. Giống như sau, cô ấy dựa vào việc áp dụng các thói quen mới để tăng hiệu quả hàng ngày. Tuy nhiên, cô ấy ủng hộ hành động ở hiện tại hơn là lập kế hoạch và tập trung vào một thói quen để thực hiện trước khi chuyển sang hành động tiếp theo.
Được tạo ra bởi Léo Babauta, nhà báo và là ông bố bận rộn của 6 đứa con, phương pháp này trên hết là thực dụng. Bị choáng ngợp bởi hàng tá việc phải làm, anh ấy thường xuyên quên một số yếu tố nhất định và cuối cùng tương đối kém hiệu quả. Anh ấy dần thay đổi thói quen của mình và từ đó phát triển phương pháp ZTD.
Mục tiêu là dành đủ thời gian để học và thực hành một thói quen trước khi chuyển sang thói quen khác. Điều này nhằm tránh phân tán về mọi hướng dù biết rằng sẽ khó đạt được tất cả các mục tiêu đã đề ra.
Léo Babauta khẳng định rằng tốt hơn hết là bạn nên đặt ra mục tiêu về thói quen mới mỗi năm, ngay cả khi nó có nghĩa là chia nó thành nhiều mục tiêu phụ và kiên trì với nó hơn là hy vọng có thể thay đổi nhiều hành vi cùng một lúc và rất nhanh chóng cảm thấy vượt quá, thậm chí làm việc quá sức!
Lợi ích của ZTD
Phương pháp này bổ sung cho NERAC và GTD, 2 công cụ khác để tối ưu hóa tổ chức và hiệu quả và có những ưu điểm của nó, chẳng hạn như:
- tập trung vào một thói quen để làm việc cùng một lúc,
- tập trung vào hành động : đạt được mục tiêu của bạn một cách đơn giản và hiệu quả,
- lập kế hoạch và tổ chức theo cách có cấu trúc hơn,
- đơn giản hóa mọi thứ càng nhiều càng tốt,
- cho tầm quan trọng hơn đạt được các mục tiêu cái này sau cái kia. Điều quan trọng không phải là thời gian dành để tiếp cận họ - trong lý trí, mà là thực tế để đạt được họ.
10 thói quen của phương pháp Zen To Done
Mỗi người trong số 10 thói quen được xác định trong quy trình phải được thực hiện và thực hiện lần lượt. Ý tưởng là tập trung vào một trong số chúng trong 1 tháng để nghiên cứu nó và áp dụng nó vào thực tế một cách hiệu quả trước khi chuyển sang cái tiếp theo.
Bạn không cần phải làm việc theo 10 thói quen. Xác định những thứ phù hợp với bạn nhất hoặc bạn thực sự cần phát triển và ưu tiên chúng. Bạn có thể làm điều này theo bất kỳ thứ tự nào bạn muốn, miễn là bạn tập trung vào một mục tại một thời điểm.
-
Sưu tầm
Cũng như nhiều phương pháp tổ chức, thói quen đầu tiên cần thực hiện là ghi lại một cách có hệ thống và khi chúng phát sinh, các sứ mệnh được giao phó và / hoặc sẽ được thực hiện. Nó có thể luôn ở trên máy tính xách tay, thông qua 1 ứng dụng điện thoại thông minh, đám mây, v.v. Điều quan trọng là phải có một công cụ đơn giản, dễ sử dụng và mang theo mọi lúc mọi nơi. Điều chính là có thể ghi chú mọi nơi và mọi lúc trên một phương tiện duy nhất.
Mục tiêu là tập hợp ở một nơi danh sách các nhiệm vụ bạn phải hoàn thành để giải phóng tâm trí của bạn khỏi sức nặng của những thứ cần nhớ cũng như bất kỳ sự nhầm lẫn nào giữa thời hạn, thời gian, v.v. hoặc thậm chí tránh làm mất một số bài đăng nhất định hoặc các mẩu giấy nhỏ khác mà bạn đã viết thông tin quan trọng về một nhiệm vụ cụ thể.
-
Để điều trị
Sau đó nó là một câu hỏi về đưa ra quyết định nhanh chóng khi đối mặt với tất cả các yếu tố được thu thập để không cho phép các công việc, email, thư từ, v.v. tích lũy. Trong cách tiếp cận của mình, Léo Babauta đề nghị xử lý thông tin hàng ngày bằng cách tiến hành như sau:
- giải quyết ngay lập tức những việc có thể làm và chỉ mất một thời gian ngắn (dưới vài phút): trả lời email, thư, v.v. nhanh chóng và dễ dàng.; nộp hồ sơ; Vân vân.
- xóa những gì không cần thiết: tài liệu đã xử lý, bản nháp, email không thú vị, v.v.
- ủy quyền hoặc lập kế hoạch cho những việc không thể thực hiện trong thời điểm này (bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Ma trận Eisenhower).
Mục đích là không còn gì trong trung tâm thu thập của bạn - hộp thư đến e-mail, chồng giấy, sổ ghi chép, v.v.
-
Kế hoạch
Thói quen này bao gồm lập danh sách hàng tuần về các nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn . Ngoài ra, hàng ngày, hãy thiết lập 3 điều quan trọng nhất trong số các yếu tố quan trọng sau: 3 điều bạn muốn đạt được hơn những điều khác và bạn sẽ lập tức lên kế hoạch trong chương trình làm việc trong ngày để hoàn thành chúng một cách cụ thể càng nhanh càng tốt.
Ý tưởng là bắt đầu thực hiện nó ngay từ đầu ngày của bạn để loại bỏ nó càng nhanh càng tốt và tiếp tục. Lập kế hoạch giúp hạn chế sự trì hoãn và thấy rõ những gì đã hoàn thành và những gì còn phải làm.
-
Diễn
Phương pháp này đề xuất một chế độ hoạt động tuần tự: xử lý từng thứ một bằng cách tập trung toàn bộ năng lượng và sự chú ý của bạn vào một nhiệm vụ duy nhất. Nếu điều này gây khó khăn cho bạn, bạn có thể dựa vào phương pháp Pomodoro, phương pháp này cho phép bạn tập trung sự chú ý của mình trong một khoảng thời gian xác định.
Mẹo: hạn chế gián đoạn để hiệu quả nhất có thể: tắt nhạc chuông trên điện thoại thông minh cũng như các thông báo khác nhau của bạn, chuyển tiếp điện thoại cố định đến máy lẻ của nhân viên, đóng cửa văn phòng, v.v.
-
Một công cụ đơn giản và đáng tin cậy
Là một phần của phương pháp Zen To Done, điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống đơn giản, hiệu quả, phù hợp với hoạt động của bạn và đáng tin cậy.
Hãy dành thời gian để suy nghĩ kỹ trước khi bắt đầu sử dụng quy trình này hoặc quy trình kia, bởi vì một khi thói quen của bạn đã bắt đầu, bạn sẽ rất khó để thay đổi nó. Công cụ bạn chọn phải dễ sử dụng, có thể truy cập mọi lúc mọi nơi, đáng tin cậy và cho phép cập nhật thường xuyên mà không sợ mất dữ liệu.
-
Tổ chức
Môi trường của bạn phải thuận lợi cho công việc, tổ chức của bạn đơn giản, có cấu trúc và hiệu quả. Không gian làm việc của bạn phải tiện dụng nhất có thể.
Dọn dẹp bàn làm việc - phòng và không gian làm việc, dọn dẹp máy tính của bạn (xóa các tệp thừa, lỗi thời hoặc trùng lặp, v.v.), ném vào thùng rác - vật lý hoặc ảo - bất cứ thứ gì không cần thiết, làm giảm không gian và làm rối loạn bộ não của bạn.
Sắp xếp, sắp xếp, phân loại tài liệu của bạn - điều này cũng liên quan đến việc phân loại có cấu trúc tinh vi các tệp kỹ thuật số, email, v.v. Điều này giải phóng tâm trí của bạn khỏi sức nặng của những mục mà bạn biết cần phải cất đi và sẽ giúp bạn không phải tìm kiếm tài liệu trong nhiều giờ.
Môi trường làm việc của bạn phải thoải mái, có cấu trúc, dễ chịu về mặt thị giác và có lợi cho sự tập trung.
-
Lấy hàng
Một trong những cơ sở của phương pháp ZTD là luôn giữ cho hệ thống của bạn hoạt động và cập nhật. Để làm được điều này, điều cần thiết là phải thường xuyên:
- đảm bảo rằng các nhiệm vụ ưu tiên của bạn được tích hợp tốt vào chương trình làm việc của bạn,
- ghi lại các nhiệm vụ của bạn, tiến độ của bạn, thời hạn của bạn,
- tối ưu hóa chương trình làm việc của bạn,
- làm mới các mục tiêu dài hạn của bạn.
-
Đơn giản hóa
Một nền tảng khác của phương pháp là đơn giản hóa. Trong các quá trình, nhưng cũng trong các mục tiêu. Do đó, Léo Babauta đề xuất:
- Giới hạn số lượng nhiệm vụ : sắp xếp thông qua tất cả các mục bạn đã nhập. Một số chồng chéo, một số khác là vô ích. Ưu tiên. Biết cách tập trung vào những điều cần thiết và điều gì là quan trọng nhất là điều cần thiết.
- Biết cách nói không : Đừng cam kết làm điều gì đó sẽ khiến bạn lúng túng hoặc căng thẳng phần còn lại của công việc trừ khi đó là nghĩa vụ, ưu tiên hàng đầu hoặc trường hợp khẩn cấp.
- Giảm sự phân tán : tập trung vào những điều cần thiết, tránh quá phân tán bằng cách đăng ký vào quá nhiều nguồn thông tin. Tập trung vào chất lượng hơn số lượng.
-
Thiết lập các nghi lễ
Chìa khóa để thay đổi thành công thói quen của bạn là '' thiết lập các thói quen hàng ngày. Những nghi thức thường xuyên này sẽ buộc bạn phải hoàn thành một số việc nhất định, trấn an bạn rằng bạn đang tiến bộ, nhưng cũng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Họ có thể :
- bắt đầu ngày mới của bạn : kiểm tra chương trình làm việc, xác định 3 nhiệm vụ quan trọng hàng ngày của bạn, v.v.
- kết thúc ngày làm việc của bạn : cập nhật ma trận NERAC của bạn, chuẩn bị các tệp của ngày hôm sau, v.v.
- điều chỉnh công việc của bạn suốt cả ngày : giờ cụ thể dành riêng để xử lý email của bạn, v.v.
-
Tìm niềm đam mê của bạn
Niềm vui làm cho các nhiệm vụ ít hạn chế hơn và chuyển đổi công việc. Bằng cách chiếm một vị trí mà bạn yêu thích và phù hợp với bạn, bạn sẽ đạt được hiệu quả. Ngoài ra, nếu bạn có đam mê hoặc sở thích, bạn sẽ bỏ qua sự trì hoãn và hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau để có thể dành thời gian cho nó. Nó sẽ là động lực, là phần thưởng của bạn cho công việc đã hoàn thành.
Vì vậy, mục tiêu là xác định điều gì thúc đẩy bạn, điều gì mang lại cho bạn năng lượng, điều gì khiến bạn phấn khích và biến nó, nếu không phải là sự nghiệp của bạn, một sở thích mà bạn sẽ cố gắng gắn bó để duy trì sự cân bằng nội tâm của mình.
