Đạt được hiệu quả với phương pháp 5S

Thúc đẩy hiệu quả, hạn chế lãng phí thời gian không cần thiết, thúc đẩy công thái học, trao quyền, khuyến khích cải tiến liên tục… Phương pháp 5S không phải là không có lãi. Tại sao và làm thế nào để thực hiện nó trong công ty? Làm thế nào để đạt được hiệu quả và sự thanh thản trong công việc nhờ vào phương pháp luận đã được chứng minh này? Các bước chính của phương pháp 5S là gì?

Trình bày phương pháp

Được thiết kế trong khuôn khổ hệ thống sản xuất của Toyota, phương pháp luận này lấy tên từ chữ cái đầu tiên của mỗi trong 5 động từ hành động trong tiếng Nhật, tóm tắt các nhiệm vụ thiết yếu cần thực hiện để cải thiện môi trường và do đó đạt được hiệu quả:

• Seiri : sắp xếp, xóa những thứ không cần thiết,
• Seiton : sắp xếp gọn gàng, phân loại, làm cho máy trạm và môi trường làm việc thuận tiện,
• Seiso : làm sạch, khôi phục,
• Seiketsu : duy trì trật tự và sự sạch sẽ được thiết lập với 3 chữ "S" đầu tiên, làm cho quá trình diễn ra hàng ngày và rõ ràng,
• Shitsuke : giám sát và kiểm soát việc áp dụng phương pháp, khuyến khích nỗ lực.

Trong tiếng Anh, nó được tìm thấy dưới tên "5S 'system" - Sắp xếp, Straigthen, Chuẩn hóa, Tỏa sáng, Duy trì. Phiên bản tiếng Pháp lấy tên "ORDRE" cho Sắp xếp, Thu dọn, Bụi, Làm rõ ràng, Nghiêm ngặt.

Thứ tự của các hành động là quan trọng. Chúng ta bắt đầu bằng cách đánh đố (Seiri) để kết thúc bằng cách duy trì sự nghiêm khắc liên quan đến những thói quen tốt mới có được (Shitsuke).

Mục tiêu và thách thức

Mỗi bước - mỗi hành động tương ứng với một chữ "S" cụ thể - đều có một mục đích riêng. Quá trình nói chung cũng có nhiều lợi ích chung hơn cho nhân viên, nhóm hoặc thậm chí toàn bộ công ty, trong đó:

• cải thiện sức khỏe và điều kiện làm việc,
• hạn chế thời gian và năng lượng lãng phí liên quan đến một môi trường được tổ chức kém và / hoặc bẩn thỉu,
• giảm cả rủi ro tâm lý xã hội như tai nạn tại nơi làm việc, đặc biệt là trong xưởng (thiếu các bộ phận rời, v.v.),
• tăng hiệu quả cá nhân và tập thể, đặc biệt là trong các nhóm dự án,
• thúc đẩy sự tập trung ,
• trao quyền các nhân viên,
• tăng chất lượng kết quả ,
• Vân vân.

Các ứng dụng của phương pháp 5S

Ban đầu được thiết kế để tổ chức các phân xưởng sản xuất, công cụ này hiện được sử dụng để tối ưu hóa bất kỳ không gian chuyên nghiệp nào. Trước hết, các văn phòng cũng như cho hiệu quả cá nhân của mỗi người.

Nó có thể áp dụng cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào, bất kể quy mô hoặc lĩnh vực hoạt động của nó và có thể được thực hiện trong các phòng ban hoặc trên cơ sở cá nhân.

Thực hiện một hoạt động 5S

Tất cả bắt đầu với một khóa đào tạo 5 bước. Một giai đoạn quan trọng để hiểu những gì nhân viên sẽ phải làm tiếp theo.

Các nhà quản lý đặt ra các quy tắc và nguyên tắc lưu trữ: phân bổ khu vực lưu trữ, các công cụ phân loại có sẵn, hoặc thậm chí các mục tiêu xử lý hoặc chính sách tái chế.

Để thu hút sự tham gia của người lao động, những hành động này thường mang hình thức “quần chúng lớn” với mục đích tạo ra một sự thi đua nhất định.

Seiri - Trier

Ý tưởng là loại bỏ những thứ thừa, loại bỏ mọi thứ không còn / không còn vị trí của nó. Điều cần thiết là phải hành động một cách hợp lý:

1. Vứt bỏ hoặc tái chế khi có thể bất cứ thứ gì không được sử dụng trong hơn một năm và sẽ không còn được sử dụng nữa,
2. Những gì còn lại, lưu trữ, lưu trữ những gì được sử dụng ít hơn một lần một tháng,
3. Những thứ còn lại, hãy cất giữ những thứ được sử dụng ít hơn một lần một tuần gần đó (tủ văn phòng, kệ, v.v.),
4. Những gì còn lại, hãy cất đi những gì được sử dụng ít hơn một lần một ngày trên máy trạm (ngăn bàn, v.v.),
5. Những thứ còn lại, hãy để ngay trên bàn làm việc trong tầm mắt, nhưng hãy cất đi những thứ được sử dụng ít hơn một lần một giờ (tệp trên bàn, ghế dài, hộp đựng bút chì, v.v.),
6. Mọi thứ được sử dụng ít nhất một lần một giờ đều nằm trong tầm tay nhân viên (máy tính, điện thoại, tai nghe, tai nghe, kính, v.v.).

Seiton - Kiểm lâm

Một cách hợp lý phát sinh từ bước trước đó, đến việc lưu trữ. Ý tưởng ở đây là thiết kế một không gian làm việc tiện dụng và hiệu quả, nơi mọi thứ đều có vị trí được xác định rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng. Bằng cách ấy :

• tổ chức không gian làm việc của bạn - văn phòng và phòng - một cách thuận tiện (tùy thuộc vào không gian có sẵn, những người trong cùng một phòng, khoảng trống, cách sử dụng, khối lượng hoặc trọng lượng của đồ vật, v.v.)
• xác định các quy tắc lưu trữ rõ ràng và chính xác,
• làm cho vị trí lưu trữ các công cụ và thiết bị hợp lý (theo tần suất sử dụng, vị trí sử dụng của chúng, v.v.),
• phân loại tệp theo màu tương ứng với mã được xác định trước và được chia sẻ bởi tất cả,
• giữ cho các quy tắc sắp xếp có thể nhìn thấy được, tất cả mọi người đều có thể tiếp cận được.

Seiso - Sạch sẽ

Khi mọi thứ đã vào nếp, việc dọn dẹp mặt bằng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Sạch sẽ là một yếu tố quan trọng của nguyên tắc. Vệ sinh giúp ngăn ngừa sự cố đối với hàng hóa sản xuất, đảm bảo an toàn cho cơ sở và giữ cho môi trường làm việc trong lành. Ở đây nó được chỉ định để:

• làm sạch, loại bỏ bụi, làm sạch các đồ vật và thiết bị,
• kiểm tra, phát hiện và khắc phục các bất thường,
• sửa chữa, phục hồi,
• tạo điều kiện cho việc vệ sinh.

Seiketsu - Duy trì trật tự

Một khi mọi thứ được sắp xếp, cất đi và dọn dẹp, trật tự mới này cần được duy trì. Đây là mục tiêu của chữ "S" thứ 4 này:

• hãy nhớ rằng việc phân loại, lưu trữ và làm sạch phải được thực hiện hàng ngày và không phải chỉ làm một lần.

Shitsuke - Theo

Phương pháp này chỉ có hiệu quả nếu các giới luật của nó được minh họa bởi 4S trước đó được tôn trọng. Đây là ý nghĩa của chữ S thứ 5 này:

• đảm bảo rằng phương pháp luận được áp dụng chặt chẽ đồng thời duy trì tối đa động lực, năng lượng và tính năng động của quân đội về vấn đề này.