Cuộc họp Khởi động là gì? Đây chỉ đơn giản là một cuộc họp khởi động cho một dự án. Một start-up không nên bỏ qua để bắt đầu quá trình một cách tốt đẹp. Bạn là người quản lý dự án? Đây là một công cụ đặc quyền để đưa bạn hòa nhịp với các bên liên quan, củng cố tín nhiệm của bạn và tiếp thêm năng lượng cho nhóm của bạn.
Lý do tổ chức cuộc họp Khởi động: các mục tiêu
Tại sao sử dụng các cuộc họp khởi động? Ban chỉ đạo , các bên liên quan, nhóm dự án, người dùng chính… Tại sao lại đưa các tác nhân tham gia vào một bàn? Hãy xem các mục tiêu được giao cho các cuộc họp này:
- khuyến khích quyền sở hữu của dự án bởi tất cả các nhân vật chính
- giao tiếp về những điểm cần thiết
- đảm bảo rằng tất cả mọi người đều phù hợp với mục tiêu, phương tiện …
- để tạo ra một động lực tích cực xung quanh dự án
- bạn sự uy tín cũng như đội
- nhìn chằm chằm các quy tắc hoạt động
Trước khi bắt đầu
Giống như bất kỳ cuộc họp nào, chìa khóa thành công là chuẩn bị kỹ lưỡng. Đừng bỏ qua điểm này.
Một mẹo khác: gửi kế hoạch dự án trước cuộc họp.
Các bước
Đơn giản và hiệu quả là mật khẩu của loại cuộc họp này.
Vấn đề không phải là dìm người tham gia dưới một dòng thông tin khó tiêu, mà ngược lại, để tạo điều kiện hiểu và trao niềm tin.
Đồ họa thông tin:
Hãy xem các giai đoạn chính là gì:
-
Giới thiệu
Giới thiệu bản thân và mời người tham gia làm điều tương tự . Tất cả những điều quan trọng hơn nếu một số không biết nhau. Phải nói gì ? Các yếu tố cần thiết: họ, tên, chức năng trong công ty. Vai trò của họ trong dự án sẽ được nêu rõ ở phần sau.
Trình bày chương trình nghị sự
Chi tiết diễn biến cuộc họp sử dụng một chương trình làm việc chính xác . Xác định từng bước và phương thức hoạt động chung: đặt câu hỏi khi nào, v.v. Hãy nhớ rằng loại cuộc họp này không được biến thành một cuộc độc thoại , nhưng ngược lại để thúc đẩy giao lưu. Mục đích là thu hút sự tham gia của tất cả mọi người trong phòng. Hợp tác là quy tắc.
Nhắc nhở về bối cảnh dự án và trình bày các mục tiêu
Quay trở lại nguồn gốc của dự án và mục tiêu của nó. Nó đáp ứng những vấn đề gì? Không phải ai cũng có cùng mức độ thông tin về lịch sử và lý do dẫn đến việc khởi động dự án. Tuy nhiên, để hiểu đầy đủ các đặc điểm cụ thể của nó, các ràng buộc, các vấn đề và hoàn toàn tuân thủ kết quả của các hoạt động, nó là cơ bản để tích hợp lý do tại sao . Nói tóm lại… hãy cho biết ý nghĩa của hành động!
Sự đa dạng của các cấu hình xung quanh bảng là một động lực để thành công, nhưng cũng đòi hỏi một nỗ lực giao tiếp đáng kể.
Nêu các mục tiêu tổng thể và, nếu có, được chia nhỏ theo khu vực. Chỉ định các sản phẩm phân phối.
Mô tả các giai đoạn chính của dự án
Chi tiết kế hoạch dự án và đặc biệt là việc thực hiện ( hội thảo, vv) với ngày đến hạn của các sản phẩm được giao. Đây là dịp để đảm bảo không có gì bị lãng quên và rằng phương pháp này phù hợp với tất cả mọi người. Xác nhận này là quan trọng. Nó ngăn ngừa - hoặc ít nhất là giảm - mất thời gian tiếp theo do sự hiểu lầm về cách tiếp cận đã chọn.
Nếu bạn đang sử dụng phần mềm quản lý dự án, hãy cung cấp thông tin chi tiết về việc ai sẽ có quyền truy cập và làm những gì.
Trình bày của nhóm: vai trò và trách nhiệm.
Hãy dành thời gian để làm tốt giải thích ai làm gì và tại sao từng người được chọn . Giải thích cách mỗi người sẽ làm việc với những người khác, cách hoạt động của nhóm. Về mặt thực tế: lập một danh sách với các chi tiết liên lạc của từng diễn giả mà bạn có thể phân phát (email, điện thoại, v.v.). Nhấn mạnh tầm quan trọng của làm việc nhóm để dự án thành công.
Xác định và quản lý rủi ro
Liệt kê các rủi ro tiềm ẩn và trình bày các biện pháp áp dụng để quản lý chúng (phòng ngừa và / hoặc điều trị, nếu có). Đừng quên những mối đe dọa này thường đeo bám tất cả các phương pháp mới: đề kháng với sự thay đổi! Dự đoán chúng bằng cách áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý khía cạnh rất con người này.
Trình bày kế hoạch truyền thông
Ai sẽ được thông báo? Khi nào ? Bằng cách nào ? Phần này thường bị bỏ qua trong các dự án. Tuy nhiên, đây là một trụ cột trong việc chiếm đoạt các đối tượng của các đội và một công cụ quan trọng trong việc ngăn chặn sự chống lại sự thay đổi (xem ở trên).
Xác thực các biện pháp thành công
Các chỉ số là rất quan trọng để đánh giá việc đạt được các mục tiêu ban đầu. Sự đồng thuận về định nghĩa của họ là bắt buộc để tránh bất kỳ tranh chấp nào sau này.
Lập kế hoạch cho các cuộc họp tiếp theo
Từ bây giờ, hãy thống nhất với đại hội vào những ngày họp sau.
Tệp này được tham chiếu trong: Lập khung dự án - Quản lý dự án
