Các nhà quản lý và quản lý dự án ngày càng thường xuyên phải đối mặt với những gì được gọi là đa nhiệm hoặc nghệ thuật của việc phải quản lý nhiều dự án cùng một lúc. Làm thế nào để duy trì hiệu quả? Áp dụng những phương pháp nào? Những sai lầm cần tránh?
Khi bạn có thể tập trung toàn bộ sự chú ý vào một dự án duy nhất, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp thứ tự ưu tiên, lập kế hoạch, giao tiếp hiệu quả với nhóm của mình và đạt được các mục tiêu đã đặt ra một cách tương đối yên tâm. Mọi thứ trở nên phức tạp khi một dự án thứ hai - hoặc thậm chí là dự án thứ ba, thứ tư - bắt đầu hoạt động. Sau đó sẽ khó hơn để duy trì lộ trình và hành động một cách đầy đủ và hiệu quả, đặc biệt là khi một hạt cát làm gián đoạn một hoặc một dự án khác - đôi khi là một số.
Những người phải thường xuyên quản lý một số dự án cùng một lúc biết rằng việc thích nghi với tư thế của bạn trong tình huống như vậy là khó khăn như thế nào, để giữ bình tĩnh và duy trì hiệu quả. Không có bí mật, chỉ là một vài phương pháp được thiết lập tốt và như mọi khi, rất nhiều điều thông thường.
Thiết lập một phương pháp luận hiệu quả
Sẽ là vô ích nếu nghĩ rằng chúng ta có thể đứng lên mà không cần đến phương pháp và chủ nghĩa hợp lý tối thiểu.
Thực hiện kiểm kê chính xác các dự án
Nó là xem xét các dự án khác nhau sẽ được thực hiện : bản chất, mục đích, mục tiêu, thời hạn, những người liên quan, thành phần của nhóm dự án, v.v.
Một bảng điều khiển chi tiết hiển thị tất cả các dự án là điều cần thiết để có cái nhìn toàn cầu về các nhiệm vụ cần hoàn thành, các mục tiêu cần đạt được, mức độ ưu tiên hoặc cấp bách của từng dự án, v.v.
Nó sẽ là cơ sở để tổ chức công việc của mình một cách hiệu quả. Nó cần được thường xuyên tham khảo và cập nhật.
Ưu tiên
Đây có lẽ là cách duy nhất để quản lý hiệu quả một số dự án cùng một lúc.
Xác định mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp của các dự án khác nhau được liệt kê trong bảng điều khiển được thiết lập trước đó. Phương pháp MoSCoW hoặc ma trận Eisenhower là lý tưởng ở đây.
Ví dụ: rất hợp lý khi phân loại các dự án của bạn như sau:
- các dự án có thời hạn gần nhất và thời gian thực hiện lâu nhất,
- các dự án có thời hạn cuối cùng, nhưng việc thực hiện nó không mất nhiều thời gian,
- các dự án có thời hạn dài hơn, nhưng lâu để hoàn thành,
- các dự án dài hạn và không tốn nhiều thời gian.
Kế hoạch
Một khi các dự án được xếp hạng theo thứ tự quan trọng và cấp bách, lập kế hoạch thực hiện của họ có tính đến thời hạn, thời gian cần thiết để hoàn thành của họ và những người liên quan.
Tất cả các dự án không thể có cùng thời hạn, thời hạn và được giao tất cả cùng một lúc cho một và cùng một người.
Một số nhân viên có thể tham gia vào một số dự án. Hãy nhớ ghi nhớ điều này để sắp xếp các nhiệm vụ. Lịch trình phải được cập nhật thường xuyên để tránh sai sót, hạn chế lãng phí thời gian và đảm bảo hiệu quả tối ưu.
Sử dụng một lịch trình chung duy nhất có thể được chia thành nhiều lịch trình chi tiết hơn như các dự án được liệt kê. Do đó, mỗi lịch trình chi tiết này có thể được gửi đến các bên quan tâm.
Người quản lý hoặc giám đốc dự án giữ lịch trình chung.
Đối với mỗi dự án mới, hãy ghi lại thời hạn trên lịch trình tổng thể này và ước tính thời gian hoàn thành. Sau đó, lập kế hoạch lại, cẩn thận để giữ lợi nhuận về mặt thời gian. Nếu thời hạn được đáp ứng, đây sẽ là thời gian bổ sung có thể được dành riêng, ví dụ, cho một dự án khác đã bị tụt lại một chút, quản lý một sự kiện không lường trước được hoặc một thời điểm để tự đào tạo hoặc chỉ đơn giản là một khoảng thời gian nghỉ ngơi xứng đáng. cho cả đội.
Lập kế hoạch không đầy đủ hoặc không tốt thường là nguyên nhân dẫn đến các sai sót và thất bại gặp phải trong quá trình thực hiện một dự án. Điều cần thiết là quản lý lịch trình của bạn một cách hợp lý về thời gian và khối lượng công việc phải hoàn thành, không quá nhiều cũng không quá ít.
Giao tiếp
Giao tiếp tốt với nhóm cũng như các nhân vật chính khác tham gia vào dự án là điều cần thiết để thực hiện đúng các nhiệm vụ và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Nó cho phép tránh hiểu lầm và sai sót, nhưng cũng để khắc phục tình hình nhanh chóng, nếu cần thiết và giảm mức độ căng thẳng.
Giao tiếp phải trôi chảy và hai chiều: từ người quản lý / người quản lý dự án đến các nhóm của mình và từ các nhóm tới người quản lý / người quản lý dự án của họ.
Giao tiếp hiệu quả do đó cho phép người quản lý, trong số những thứ khác, có thể:
- truyền tải thông điệp của bạn một cách hiệu quả ,
- hạn chế thời gian và năng lượng lãng phí liên quan đến việc thiếu giao tiếp,
- đối phó với các sự cố ngay khi chúng xuất hiện,
- thu thập phản hồi từ nhân viên và hiểu rõ hơn nhu cầu, nhận xét của họ để tinh chỉnh tư thế của bạn,
- nhận phản hồi mang tính xây dựng từ các bên thứ ba có liên hệ trực tiếp với các thành viên trong nhóm.
Quản lý những điều không mong muốn
Giữ thời gian trong tổ chức hàng ngày của bạn, sắp xếp các khoảng thời gian hàng ngày hoặc hàng tuần để có thể quản lý những điều không lường trước được mà không gây nguy hiểm cho việc thực hiện các dự án khác.
Kết thúc - Tạo động lực cho bản thân với phương pháp sandwich
Một phương pháp luận thú vị là bắt đầu và kết thúc một ngày với một dự án đặc biệt gần gũi với trái tim của chúng ta .
Dành vài phút (30 đến 60) buổi sáng và buổi tối cho một chủ đề thúc đẩy và phấn chấn cho phép bạn tăng cường năng lượng cho các dự án còn lại trong ngày. Triển vọng về một cuộc họp với cùng một dự án này sẽ thúc đẩy hơn những người khác vào cuối ngày không chỉ cho phép bạn thúc đẩy bản thân thực hiện các nhiệm vụ được giao phó trong ngày để có thời gian cống hiến cho dự án nổi tiếng này, mà còn để giải nén nhẹ nhàng, hãy kết thúc một ngày thật tích cực trước khi rời văn phòng.
Phương pháp này cũng bao gồm việc coi các nhiệm vụ hoặc dự án khác nhau trong ngày giống như các yếu tố của một chiếc bánh sandwich: cái này đến cái khác, một số trong số chúng có thể quay lại nhiều lần trong cùng một ngày. Tất cả những điều này, tất nhiên, theo mức độ ưu tiên và mức độ khẩn cấp của từng loại.
Hộp thời gian - Tạo ra những khoảnh khắc dành riêng cho từng dự án
Giống như các đồ vật được sắp xếp và phân loại tốt trong các hộp lưu trữ, ý tưởng ở đây là chia nhỏ các dự án và dành một khoảng thời gian hoặc ngày cụ thể để đạt được thành tựu của từng của các dự án này.
Mọi người sẽ lựa chọn tổ chức phù hợp và hiệu quả nhất cho họ tùy theo phương thức hoạt động và đặc điểm của các nhiệm vụ phải hoàn thành và các dự án. Một số phân bổ khoảng thời gian hoặc nửa ngày cho mỗi nhiệm vụ / dự án, những người khác thích suy nghĩ trong cả ngày hoặc thậm chí cả tuần khi có thể.
Lớp phủ - Sử dụng "thời gian lãng phí"
Tùy chọn này cho phép bạn sử dụng thời gian bị mất trong ngày, cho dù trong quá trình vận chuyển, lưu kho, v.v. và tận dụng để làm điều gì đó hữu ích đồng thời : viết báo cáo, tìm hiểu trực tuyến, nghe podcast, cập nhật lịch biểu của bạn, v.v. trong khi đi tàu chẳng hạn.
Cảnh báo: điều cần thiết là dành cho mình những giây phút tĩnh tâm trong ngày để sạc lại pin!
Phần mềm chuyên dụng
Chúng cho phép người quản lý dự án hoặc người quản lý tập trung vào nhiệm vụ chính của mình và không dành thời gian của mình để quản lý điều hành, cụ thể là.
Ngoài ra, một số phần mềm giúp bạn có thể quản lý một số dự án. Điều này tránh phải chuyển từ phần mềm này sang phần mềm khác tùy thuộc vào dự án, do đó hạn chế rủi ro sai sót và tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý đa dự án.
Trong số các phần mềm, chúng tôi tìm thấy: wrike, thiên tài, hoặc asana …
Những sai lầm phổ biến không nên mắc phải
Muốn kiểm soát và quản lý mọi thứ
Không ai có thể quản lý tất cả các khía cạnh của một dự án, hơn nữa nhiều dự án khác nhau cùng một lúc. Người quản lý có nghĩa là có thể sử dụng các phương tiện - vật chất và con người - sẵn có một cách thận trọng nhất có thể. Vì vậy, bất kỳ nhà quản lý nào cũng phải có khả năng tin tưởng vào đội của mình và ủy thác một cách hiệu quả.
Ngoài ra, sự kiểm soát thường trực và xâm phạm đối với tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi các nhân viên có thể nhanh chóng biến thành một cơn ác mộng thực sự cho cả người quản lý và toàn bộ nhóm.
Do đó, để quản lý hiệu quả:
- Thiết lập bầu không khí tin cậy đối ứng với các thành viên trong nhóm,
- Giao tiếp hiệu quả với các bên liên quan khác nhau của dự án,
- Giao phó đúng việc, đúng người.
Bỏ qua quy hoạch tổng thể và đơn nhất của các dự án
Lập kế hoạch kém sẽ gây ra những hậu quả có hại không thể khắc phục đối với tiến độ của một dự án: vô tổ chức, vô chính phủ, chậm trễ, trùng lặp, thiếu tầm nhìn, các dự án mâu thuẫn với nhau, vượt quá ngân sách, v.v.
- Chăm lo lập kế hoạch cẩn thận cho từng dự án đặc biệt là ngay từ đầu,
- Đảm nhận việc điều phối tất cả các dự án,
- Thường xuyên theo dõi diễn biến dự án,
- Cập nhật lịch trình khi các dự án tiến triển,
- Duy trì thời gian đối với các sự kiện không lường trước và các sự cố có thể xảy ra đối với từng dự án,
- Chia sẻ lịch biểu với các bên liên quan có liên quan.
Các kế hoạch dự án phân vùng và không đối đầu với thời hạn
Quản lý từng dự án một cách riêng biệt mà không đối đầu với những dự án đang thực hiện khác chắc chắn sẽ dẫn đến xung đột trong nhiệm vụ và / hoặc thời hạn, hay quên, lãng phí thời gian và năng lượng, v.v.
Do đó, chúng tôi khuyên bạn nên:
- Sử dụng một phần mềm duy nhất để quản lý tất cả các dự án của nó,
- Giữ tầm nhìn toàn cầu về các tương tác và xung đột có thể giữa một số dự án,
- Cập nhật thời hạn của mỗi dự án khi chúng tiến triển và báo cáo bất kỳ hậu quả nào đối với các dự án liên quan.
