Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào một định nghĩa rõ ràng và chính xác về vai trò và trách nhiệm của mỗi tác nhân. Đây chính xác là nơi Ma trận RACI xuất hiện. Bạn sẽ tìm hiểu qua tài liệu thực hành này về cách sử dụng công cụ này.
Định nghĩa của RACI
Ai làm gì? Ai chịu trách nhiệm về phần này? … Câu hỏi thường gặp khi dự án đã được khởi chạy!
Công cụ này cung cấp một phản ứng hoạt động rất hiệu quả để trực quan hóa việc phân bổ các vai trò trong nháy mắt.
Tên của ma trận này là một từ viết tắt:
- R - Có trách nhiệm - anh ấy nhận ra
- A - Có trách nhiệm - anh ấy giám sát và báo cáo
- C - Đã tham khảo ý kiến - anh ấy khuyên
- Tôi - Đã thông báo - anh ấy được thông báo
Đây là những các vai trò gắn liền với một dự án . Bạn sẽ thấy sau cách liên kết chúng với các bên liên quan.
Đôi khi bạn sẽ bắt gặp một từ viết tắt tương tự, RASCI. S tương ứng với vai trò Hỗ trợ, một vai trò bổ sung có thể quan trọng tùy thuộc vào bản chất của dự án.Khi nào sử dụng RACI?
Ma trận này dễ dàng cho phép để biết những người tham gia là ai và từng thành viên trong nhóm can thiệp vào dự án như thế nào . Một công cụ liên lạc và phối hợp đặc biệt có liên quan cho các dự án phức tạp có thể có nguy cơ chồng chéo. Đôi khi rất khó để biết ai là người chịu trách nhiệm về một bước, một cột mốc, một nhiệm vụ - ai phải quyết định … Mọi việc phân xử khi đó đều trở nên tế nhị.
Lưu ý rằng công cụ này có thể cũng được sử dụng để xác định vai trò của các tác nhân trong một quá trình hoặc hoạt động . Một cách rất thực tế và hoạt động để mô tả những gì mọi người làm trong một tổ chức. Trên thực tế, nó có thể đảm bảo rằng bất kỳ hoạt động nào đều có người quản lý.
Cuối cùng, nó có thể được sử dụng để ủy quyền nhiệm vụ. Do đó, mọi người đều biết phạm vi hành động và trách nhiệm của họ.
Cách sử dụng RACI?
Nó là xây dựng một mảng mục nhập kép với các hoạt động trực tuyến, nhiệm vụ, hành động, sự kiện quan trọng, giao hàng, v.v. và trong cột, các diễn giả. Vai trò và trách nhiệm được chỉ ra trong phần giao nhau của các hàng và cột.
Một giải thích nhỏ: các bên liên quan được đề cập không nhất thiết phải là thể nhân. Bảng có thể đề cập đến các thực thể như phòng ban, chức năng hoặc nghề nghiệp.
Sau đó, ghi nhận vai trò của mỗi người nói theo các hoạt động là đủ. Điều gì trở lại để điền vào các giao điểm của các hàng và cột bằng một hoặc nhiều chữ cái:
- BỘ TRƯỞNG - Thuật ngữ "chịu trách nhiệm" gây hiểu nhầm. Những người này có trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ mà họ được bổ nhiệm. Chúng chịu trách nhiệm của một A. Về mặt logic, mỗi dòng có ít nhất một R.
- A - Các thành viên này có trách nhiệm phê duyệt và xác nhận các hành động. Họ báo cáo về chu vi được giao phó. Đây là những người thực sự chịu trách nhiệm. Họ có quyền đối với R. Mỗi hành động phải có một điểm A và chỉ một.
- C - Họ thường là những chuyên gia có chuyên môn trong nhiệm vụ được đề cập. Họ cung cấp lời khuyên. Người A có thể tự do theo dõi họ hoặc không.
- Tôi - Những người này phải được thông báo ngay cả khi họ không thực hiện vai trò trực tiếp trong dự án vì họ có thể bị tác động theo cách này hay cách khác. Chúng là bản sao của những điểm và quyết định quan trọng.
Không có gì lạ khi cùng một người giữ nhiều vai trò cho cùng một hoạt động - ví dụ: A và R. Trong trường hợp này, cá nhân là người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ của mình.
Làm thế nào để xác định vai trò của từng loại?Dưới đây là một số ví dụ về các câu hỏi để tự hỏi:
- NS - Ai là người phụ trách nhiệm vụ này?
- ĐẾN - Ai là người ra quyết định? Ai có thể quyết định nếu có vấn đề? Ai xác nhận kết quả đầu ra?
- VS - Ai có chuyên môn trong lĩnh vực này? Ai có thể giúp những lời khuyên có giá trị để hoàn thành công việc?
- NS - Ai bị ảnh hưởng bởi hoạt động? Ai nhất thiết phải được thông báo?
Ví dụ về ma trận RACI
Đây là một ví dụ về việc thực hiện. Dự án: phát triển một ứng dụng web để tiếp thị
| Quản lý dự án | Informa. | Thị trường. | Đào tạo | Bán hàng | |
| 1 - Biểu hiện nhu cầu | NS | R, A | tôi | VS | |
| 2 - Định nghĩa các thông số kỹ thuật | R, A | VS | NS | tôi | |
| 3 - Phát triển | ĐẾN | NS | tôi | ||
| 4 - Nhận đơn đăng ký | NS | R, A | |||
| 5 - Đào tạo người dùng | R, A | ||||
| 6 - Sản xuất | ĐẾN | NS | NS | tôi |
1 - Trong giai đoạn này, marketing có nhiệm vụ thể hiện nhu cầu của mình. Anh ta làm việc với sự hợp tác của người quản lý dự án, cũng dựa vào lời khuyên của nhân viên bán hàng. Bộ phận đào tạo được thông báo về nhu cầu.
2 - Đối với việc soạn thảo các thông số kỹ thuật, lần này trách nhiệm A thuộc về người quản lý dự án. CNTT đi vào vòng lặp bằng cách cung cấp lời khuyên. Nhân viên bán hàng được thông báo.
3 - CNTT chịu trách nhiệm phát triển ứng dụng dưới quyền của người quản lý dự án. Sau đó giữ cho bộ phận tiếp thị được thông báo về tiến trình của giai đoạn.
4 - Lễ tân do 2 đơn vị thực hiện; người yêu cầu xác nhận đơn đăng ký hay không.
5 - dịch vụ đào tạo phát huy tác dụng bằng cách cung cấp các khóa đào tạo cần thiết. Dịch vụ này báo cáo về chất lượng đường truyền.
6 - CNTT đưa ứng dụng vào sản xuất dưới quyền của người quản lý dự án. Tiếp thị cung cấp dữ liệu thiết lập mới nhất. Đại diện bán hàng được thông báo về việc triển khai giải pháp.
Không cần dùng đến phần mềm phức tạp, Word và Excel cổ điển là quá đủ để xây dựng và sử dụng ma trận RACI. Tuy nhiên, chức năng này có thể được tích hợp vào các bộ phần mềm quản lý dự án.
