Giao tiếp là chìa khóa để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Trong trường hợp phức tạp, có giá trị lớn, v.v., bạn nên xây dựng một kế hoạch truyền thông dự án. Ở đây chúng tôi cung cấp một mẫu để giúp bạn trong bài tập này.
Một kế hoạch truyền thông dự án nhằm mục đích gì?
Truyền đạt thông tin tốt có nghĩa là cung cấp thông tin phù hợp, đến đúng người, vào đúng thời điểm, đúng định dạng và đúng phương tiện.
Trong trường hợp có ít người cần được cung cấp thông tin, bạn sẽ dễ dàng truyền đạt các yếu tố mong đợi cho họ. Mọi thứ trở nên khó khăn khi những người đối thoại rất nhiều, nằm rải rác ở một số phòng ban, với những lý lịch rất khác nhau. Kế hoạch truyền thông sau đó sẽ thu hút tất cả sự quan tâm của nó. Nó thực sự giúp bạn làm chủ giao tiếp của mình.
Mục tiêu của bạn
Quyết định giao tiếp cái gì và với ai phụ thuộc vào vai trò và vị trí của từng mục tiêu đối với dự án. Dưới đây là một số ví dụ về mục tiêu:
- Giúp ra quyết định
- Cảnh báo về những khó khăn
- Thông báo về tiến độ của một dự án
- Nhận hỗ trợ
- Có được các nguồn bổ sung
- Đảm bảo không có gì bị quên
- Chuẩn bị cơ sở để lái xe thay đổi
- …
Người nhận là ai?
Như chúng tôi đã nói, đối tượng tiềm năng là không đồng nhất. Ví dụ :
- nhóm dự án
- nhà tài trợ dự án
- ban chỉ đạo
- ủy ban quản lý
- khách hàng dự án (nội bộ hoặc bên ngoài)
- Các bên liên quan khác
Nó nên chứa thông tin gì?
Mục tiêu của bạn là được đưa đến gần hơn với mong đợi của người nhận: họ muốn biết điều gì? Điều quan trọng là phải xác định loại thông tin, phạm vi liên quan và mức độ chi tiết mà mỗi người muốn có được. Không phải vậy không có vấn đề gì về việc dìm các đối tác và cộng tác viên của mình dưới một núi thông tin. Mặt khác, đảm bảo rằng các mong đợi của mỗi bên được đáp ứng.
Một tham số khác cần tính đến: giai đoạn mà dự án được đặt. Tùy thuộc vào trạng thái tiến triển của nó, thông tin được truyền đi là khác nhau. Ví dụ: kế hoạch dự án được thông báo khi khởi chạy, trong khi việc giám sát ngân sách được chia sẻ khi giai đoạn thực hiện đã bắt đầu.
Các loại thông tin để giao tiếp
Dưới đây là danh sách không đầy đủ nội dung sẽ được truyền tải:
- bảng điều khiển quản lý dự án
- giám sát ngân sách
- lập kế hoạch giám sát
- theo dõi các sản phẩm được giao
- sự chậm trễ và những khó khăn khác gặp phải
- cập nhật rủi ro
- các quyết định được thực hiện
Một lần nữa, nội dung của thông điệp và hình thức của nó tùy thuộc vào mục tiêu và mục tiêu được giao . Một nhà tài trợ sẽ muốn theo dõi các phân phối thông qua một bảng Excel chi tiết. Những người đứng đầu bộ phận dịch vụ sớm bị ảnh hưởng bởi những thay đổi liên quan đến dự án sẽ nhận được một bản tin “nhân viên bán hàng” tốt đẹp về những tiến bộ liên tiếp. Các thông tin cơ bản giống nhau. Mục tiêu là để có được sự kết dính của chất sau.
Lập kế hoạch chuẩn bị
Để viết tài liệu của bạn, hãy thu thập thông tin bằng cách trả lời các câu hỏi sau:
Gì ? Mục tiêu của bạn
Mục tiêu của bạn là gì? Tại sao bạn muốn giao tiếp?
Ai ? Mục tiêu của bạn
Bạn muốn giao tiếp với ai? Tại sao (theo quan điểm của bạn và của họ)? Bạn sẽ truyền thông tin gì cho họ?
Ở đâu ? Các nguồn
Bạn đi đâu để lấy thông tin để truyền đi?
Làm thế nào? 'Hoặc' Cái gì? Công cụ truyền tải
Phương tiện nào để sử dụng (giấy, tệp máy tính, v.v.)? Những kênh nào nên được huy động để liên lạc với họ (qua email, trong các cuộc họp, qua điện thoại, v.v.)?
Bởi ai ? Giám đốc truyền thông dự án
Ai chịu trách nhiệm chuẩn bị và truyền thông tin? Vai trò này không chỉ được giao cho người quản lý dự án. Các thành viên của nhóm, nhà tài trợ hoặc những người khác có thể phát biểu tùy thuộc vào đối tượng và chủ đề.
Khi nào và bao nhiêu? Tốc độ truyền thông
Khi nào và bao lâu một lần? Mỗi tuần ? Mỗi tháng ? Sau một sự kiện được xác định? Vân vân.
Việc lựa chọn phương tiện liên lạc phải được thực hiện dựa trên ngân sách tài chính và con người mà bạn có thể dành cho phần này. Tất nhiên đây là một thông số cần được tính đến khi chuẩn bị kế hoạch.
Mẫu kế hoạch truyền thông dự án
Một tài liệu như vậy thường bao gồm 4 phần chính. Phần giới thiệu, mục tiêu, ma trận tóm tắt hiển thị các yếu tố được truyền đạt cho từng đối tượng và lịch trình để tổ chức các hành động khác nhau của com.
1 - Phần giới thiệu
Nó đặt kế hoạch này vào vấn đề chung của dự án cũng như trong bối cảnh của nó. Nó gợi lại những đặc thù của công việc. Ví dụ: nhiều bên liên quan, các vấn đề lớn về con người, đầu tư lớn, v.v. để người đọc có thể hiểu đầy đủ tầm quan trọng của giao tiếp trong quá trình này.
2 - Mục tiêu giao tiếp
Giải thích chi tiết các mục tiêu và mục tiêu được giao về mặt thông tin. Tóm lại, những gì bạn mong đợi từ kế hoạch này.
3 - Ma trận giao tiếp
Hình dung về: ai sẽ nhận được những gì? Tại sao ? Làm thế nào? 'Hoặc' Cái gì? Khi nào ? Và bởi ai?
| Nhóm mục tiêu | Mục tiêu giao tiếp | Loại thông tin | Phương tiện truyền dẫn | Khoảng thời gian / Tần suất | Chịu trách nhiệm về hành động com |
4 - Lịch trình giao tiếp
Đây là phần hoạt động. Ưu điểm của công cụ này là tổ chức truyền thông dự án bằng cách lập kế hoạch cung cấp thông tin đến các mục tiêu khác nhau. Đây là một biến thể của bảng trước đó bằng cách sắp xếp nó theo thời gian.
| Giai đoạn dự án | Ngày (hoặc cột mốc) | Ghi bàn | Thông tin được truyền đi | Phương tiện truyền dẫn | Chịu trách nhiệm về hành động com |
| Đóng khung | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Chấp hành | xx-xx-20xx | ||||
| xx-xx-20xx | |||||
| xx-xx-20xx | |||||
| Phần kết luận | xx-xx-20xx |
Tệp này được tham chiếu trong: Biết cách giao tiếp để tham gia
