Làm thế nào để tổ chức một lượng lớn thông tin, ý tưởng, để làm nổi bật các trục mạnh và cấu trúc chúng theo chủ đề? Biểu đồ ái lực (hoặc biểu đồ KJ) cung cấp câu trả lời cho câu hỏi này nhờ một phương pháp được xây dựng.
Biểu đồ ái lực là gì?
Ban đầu, công cụ sáng tạo có tổ chức này được phát triển bởi nhà nhân chủng học Kawita Jiro vào những năm 1960.
Nó còn được gọi là sơ đồ KJ, từ các chữ cái đầu của người tạo ra nó. Một cái tên cũng được sử dụng để đặt tên cho sơ đồ này.
Người thứ hai đã sử dụng phương pháp này trong bối cảnh công việc của mình để cấu trúc dữ liệu bằng lời nói.
Khi nào sử dụng phương pháp này?
Nói chung, biểu đồ KJ có liên quan khi nói đến:
- của tổng hợp nhiều thông tin trong một vài môn học
- của có được sự đồng thuận của một tập thể
- để nghiên cứu một chủ đề hoặc vấn đề phức tạp và đa diện
Ví dụ về ứng dụng trong công ty:
- - phân tích kết quả của một cuộc khảo sát định tính
- - thu thập và cấu trúc thông tin trong khuôn khổ chẩn đoán (chiến lược, tiếp thị, tài chính…).
- - như một công cụ chất lượng để cấu trúc các vấn đề hỏng hóc
Và ngoài ra lôi kéo nhân viên vào tập thể . Thật vậy, phương thức hoạt động hợp tác này là một công cụ tuyệt vời để học cách làm việc nhóm.
Thực hiện sơ đồ mối quan hệ
Cách tiếp cận này được sử dụng trong một hội thảo với các khối ghi chú Post-it với nhiều màu sắc, bút và thiện chí của nhóm.
Phương pháp
-
Động não
Liệt kê tất cả các điểm đặc trưng cho chủ đề : vấn đề cần giải quyết hoặc cơ hội được nắm bắt. Mỗi người tham gia viết ra đóng góp của họ trên một tấm thẻ (Post-it, v.v.) và dán nó lên một bảng lớn (hoặc trên tường).Những điểm này là quan sát, dữ kiện - đặc biệt không phải ý kiến - phân tích hoặc giải pháp. Theo phương pháp động não, tư duy phản biện nên được kiểm duyệt.
Nhóm các tệp
Khi mọi người đã nói, giai đoạn thứ hai bao gồm, trong im lặng, nhóm các tệp theo vùng lân cận (chúng tôi cũng nói về việc xây dựng "cụm").Một số chủ thể gần gũi, liên tưởng là hiển nhiên, tự nhiên. Trực giác đóng vai trò trung tâm ở đây. Các tệp được liên kết theo sở thích ngay cả khi liên kết chính xác không rõ ràng.
Nhóm (hoặc danh mục) là được tạo thành từ khoảng 3 tệp . Tuy nhiên, có thể có những ghi chú mồ côi không thể phân loại được và bạn sẽ gạt sang một bên.
Khi một tệp có thể được phân loại thành 2 nhóm khác nhau, nhận xét có thể quá chung chung và đáng được đào sâu để sinh ra 2 tệp mới.
Giai đoạn tập hợp lại này thường làm phát sinh một số thông tin mới chưa được xác định cho đến bây giờ . Tạo các tệp tương ứng và thêm chúng vào các nhóm đã được hình thành.
Ý tưởng: để đảm bảo rằng các thẻ dễ hiểu, chúng có thể được đọc to lần lượt khi chúng được di chuyển lần đầu tiên.
Đặt một tiêu đề cho mỗi nhóm
Bạn đối mặt với bạn một tập hợp các tệp được phân loại theo sở thích . Bây giờ là một câu hỏi đặt tên cho mỗi nhóm bằng cách sử dụng một câu đại diện cho ý nghĩa của tất cả các thẻ tạo thành nó. Nếu bạn đã sử dụng ghi chú Post-it, hãy sử dụng màu khác với những ghi chú trước đó.Nó là đúng để sau đó xem liệu các tiêu đề có thể được kết hợp với các thẻ đơn không . Nếu vậy, rõ ràng, những thẻ này có cùng mức độ trừu tượng như các tiêu đề đã tạo thành. Điều đó giải thích tại sao không thể phân loại chúng.
Cụm này tạo thành cấp độ thứ 3. Nếu cần thiết, các nhóm khác có thể được kết hợp thành chúng. Trong mọi trường hợp, chỉ nên giữ lại 5 đến 9 chủ đề chính để quá trình phân tích được tuân theo có thể hoạt động.
Xây dựng bản đồ
Định vị lại các nhóm đã thành lập (với tất cả các cấp) một cách rõ ràng trên một sự hỗ trợ rộng rãi ( bảng lật, bảng đen … )
Giải thích sơ đồ
Tập hợp phân tích kết quả thu được. Đây là thời gian để thảo luận, tranh luận trên cơ sở thông tin có cấu trúc, được xác nhận bởi tập thể. Tùy thuộc vào vấn đề ban đầu, nhóm làm việc có thể bỏ phiếu để ưu tiên các nhóm cho điểm cá nhân. Do đó, có thể giữ lại các lựa chọn, thậm chí đưa ra quyết định.
Ví dụ về sơ đồ mối quan hệ
Trong ví dụ nhỏ này, vấn đề là tìm ra các lĩnh vực cần làm để cải thiện sự hài lòng của khách hàng ở một nửa cột mốc.
