Một trong những giai đoạn tinh tế nhất của dự án là ước tính tải trước khi bắt đầu. Hành động cân bằng này đòi hỏi sự chặt chẽ để có được một mức chi phí phù hợp và chính xác. Hãy xem làm thế nào để ước tính số ngày của con người.
Tại sao ước tính các khoản phí?
Thường bị bỏ quên, công việc này tuy nhiên vẫn chiếm một vị trí trung tâm trong giai đoạn đóng khung .
Sự chênh lệch về chi phí của một dự án tạo ra rủi ro đáng kể với những tác động có thể xảy ra đối với thời hạn đã lên kế hoạch và sự tôn trọng của ngân sách. Thật không may, các nhà quản lý dự án không phải lúc nào cũng dành thời gian cần thiết để tinh chỉnh các số liệu của họ.
Ước tính số ngày Người * - còn được viết là "người / ngày" (hoặc người / tháng hoặc thậm chí người / năm), cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ của dự án, cho phép:
- lập kế hoạch hành động (trình tự và thời lượng) của các mốc quan trọng khác nhau,
- xác định ngày kết thúc của dự án ,
- tổ chức khối lượng công việc các bên liên quan,
- yêu cầu chi phí để thiết lập báo giá cho bất kỳ nhà cung cấp dịch vụ nào,
- dự toán ngân sách dự án về nguồn nhân lực,
Phương pháp chi phí dự án
Chúng ta hãy xem cách tiến hành để ước tính tốt nhất các tải của dự án.
Chúng tôi đã lựa chọn cung cấp cho bạn một phương pháp đơn giản. Có nhiều cách tiếp cận phức tạp hơn. Hãy cẩn thận để không rơi vào bẫy của cây xăng. Điều quan trọng là làm việc với một công cụ hoạt động thực sự hữu ích.
Đây là quá trình:
-
Liệt kê chi tiết các công việc cần thực hiện
Bắt đầu từ các giai đoạn chính của dự án và chia nhỏ các công việc cần làm thành các công việc cơ bản. Sẽ dễ dàng ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một hoạt động cơ bản hơn là một tập hợp các hoạt động.
Đối với mỗi nhiệm vụ, hãy xác định ai nên can thiệp
Chỉ định một hoạt động cho một người . Nếu bạn đã có đủ để chia nhỏ nhiệm vụ, bạn thường chỉ có một hồ sơ để liên kết cho mỗi hoạt động.
Đánh giá thời gian cần thiết để dành cho mỗi nhiệm vụ
Chúng tôi đang đi vào trọng tâm của vấn đề. Sử dụng những phương pháp nào?
Dưới đây là một số cách tiếp cận bổ sung:
- dựa vào các báo cáo cuối dự án,
- hỏi những đồng nghiệp có kinh nghiệm nhất của bạn,
- liên hệ với một chuyên gia trong ngành được đề cập,
- sử dụng các biểu đồ cung cấp cho bạn chi phí chuẩn,
- làm việc như một nhóm để đối đầu với các đánh giá.
Nói chính xác hơn, đây là một công cụ dễ sử dụng: ước tính 3 điểm.
Được sử dụng với phương pháp PERT, công thức này cung cấp cho bạn thời gian trung bình dựa trên ước tính mà bạn nghĩ là có thể xảy ra nhất, lạc quan thứ hai và cuối cùng là bi quan.
Ước lượng = (a + 4m + p) / 6
a = ước tính lạc quan
m = có thể xảy ra ("m" đến từ "Nhiều khả năng")
b = bi quan
Nếu bạn muốn sử dụng công thức này, hãy tính đến nó ngay từ khi bắt đầu điều tra, vì bạn sẽ phải thu thập 3 ước tính mỗi lần: thời lượng tối thiểu, thời lượng có thể xảy ra nhất và cuối cùng là thời lượng tối đa.
Xem thêm bài viết này: Ước tính nhiệm vụ dễ dàng với ước tính kỹ thuật ba điểm
Điền vào bảng ước tính tải
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng tệp Excel (hoặc bảng tính khác) để nhập tất cả dữ liệu của mình. Bạn có thể thêm ADR (Tỷ lệ trung bình hàng ngày) cho một nhà cung cấp hoặc chi phí hàng giờ trong nội bộ .
Ví dụ về bảng đánh giá khối lượng công việc và chi phí dự án
Dự án: Thiết kế lại trang web Quản lý dự án :
Ngày:
Nhiệm vụ Loa Thời gian (d / h) Ngày chi phí Tổng chi phí (€) Thiết kế điều lệ đồ họa DA 1 600 600 Mô hình DA 2 600 1200 Tổng thiết kế 3 1800 Chức năng Cây trang web Quản lý dự án web 1 600 600 Đặc trưng Quản lý dự án web 1 600 600 Kiến trúc dữ liệu Quản lý dự án web 0.5 600 300 Tổng chức năng 2,5 1500 phát triển web Tích hợp HTML Nhà phát triển 4 500 2000 Phát triển php Nhà phát triển 4 500 2000 Tổng số phát triển web 8 4000 … Toàn bộ Một vi dụ khac :
Nếu các nhiệm vụ được chia sẻ giữa các bên liên quan khác nhau, sẽ rất thú vị khi áp dụng kiểu trình bày kiểu "bảng chéo" để làm nổi bật sự tham gia của từng nguồn lực. Rất thiết thực để điều chỉnh tải nhằm giảm thời gian của dự án.
Nhiệm vụ Loa Thời gian
(d / h)
Trị giá
Julie … Alain TJM
MOT hàng giờ
700 € 600 € Đ / h Chi phí Đ / h Chi phí Thiết kế điều lệ đồ họa 1 700 1 700 Mô hình 1 700 2 600 3 1300 Tổng thiết kế 2 1400 600 4 2000 … … … … … … Tổng dự án 4 2800 10 6000 14 8800 …
Tệp này được tham chiếu trong: Khung dự án
