Cơ cấu lại các ngày của mình và chính thức hóa một vài tiêu chuẩn là cách để người quản lý có được thời gian, hiệu quả và sự sẵn sàng, không chỉ cho bản thân mà còn cho nhân viên của mình.
Tại sao phải lên kế hoạch cho ngày của bạn?
Đối với người quản lý, có rất nhiều lợi thế để cấu trúc ngày làm việc của mình một cách hiệu quả. Thật vậy, lập kế hoạch tỉ mỉ cho phép nó:
- tiết kiệm thời gian
- đạt được hiệu quả
- tiếp thêm năng lượng
- giảm căng thẳng
- tăng khả năng sẵn sàng cho nhân viên
- quản lý tốt hơn những điều không lường trước được
Thực hành tốt hàng ngày
Có một số thói quen tốt cần thực hiện để tổ chức tốt hơn trong công việc. Cụ thể chúng ta có thể kể đến:
- Hãy dành 15 phút mỗi ngày để ghi chép lại thời gian trong ngày vào buổi sáng và xem xét lại vào ngày hôm sau.
- Chuẩn bị sẵn kế hoạch trong ngày của bạn để bạn không bị mất dấu trong ngày của mình.
- Hãy nghiêm túc trong tổ chức của bạn và tôn trọng lịch trình của bạn càng nhiều càng tốt.
- Luôn cập nhật lịch trình của bạn, xác thực các nhiệm vụ đã thực hiện, các cuộc hẹn đã thực hiện …
- Tránh bị làm phiền khi nhiệm vụ trong tầm tay yêu cầu.
- Dành thời gian tĩnh tâm cho các nhiệm vụ vốn có trong vai trò của người quản lý.
- Dành thời gian cho những điều bất ngờ.
- Liệt kê các vi nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng và khẩn cấp (sử dụng ma trận Eisenhower chẳng hạn)
Làm thế nào để lập kế hoạch trong ngày của bạn một cách hiệu quả?
-
Phân tích các ngày của bạn trong một tuần
Nó là về việc lưu ý cách sử dụng thời gian của một người trong ngày. Điều quan trọng là không giới hạn bản thân trong việc nghiên cứu trong một ngày, mà hãy thực hiện đánh giá cá nhân trong một tuần để có tầm nhìn chính xác hơn.
- Xác định khối lượng công việc hàng ngày thực sự có thể đạt được
- Xác định các nhiệm vụ hiệu quả nhất
- Xác định sự lãng phí thời gian của ký sinh trùng
-
Tạo một lịch trình bao gồm mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ
Khi nhiệm vụ của bạn đã được phân tích, điều quan trọng là phải sắp xếp chúng vào một lịch trình duy nhất, chú ý phân bổ mức độ ưu tiên cho chúng (xem điểm tiếp theo).
-
Ưu tiên một cách hiệu quả
Việc xác định mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp cho từng nhiệm vụ của mình là điều cần thiết để một tổ chức hoạt động hiệu quả. Đối với điều này, ma trận Eisenhower là lý tưởng.
Thật vậy, nó cho phép phân loại - và do đó định vị một cách thận trọng - các nhiệm vụ của nó theo 2 trục: tầm quan trọng và mức độ khẩn cấp, do đó đưa ra tầm nhìn rõ ràng hơn về công việc:
- nhiệm vụ quan trọng VÀ khẩn cấp,
- nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp,
- nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp,
- nhiệm vụ không quan trọng VÀ không khẩn cấp.
-
Nhóm các nhiệm vụ tương tự
Thật thú vị khi xác định khoảng thời gian để thực hiện cùng một loại nhiệm vụ. Ví dụ: dành ra 2 hoặc 3 lần một ngày để xử lý email, gọi điện, nộp hồ sơ, cập nhật nhật ký, v.v.
Thật vậy, nếu việc phản hồi các email khi chúng phát sinh đôi khi có thể là một véc tơ của hiệu quả và sự an tâm, thì nó có thể nhanh chóng trở thành một cái phanh thực sự về sự tập trung khi bạn phải tập trung vào một dự án phức tạp mà người ta thường xuyên bị xáo trộn trong những suy tư của mình. Trong trường hợp này, bạn nên chuyển điện thoại thông minh của mình sang chế độ im lặng, tắt thông báo về email mới và những người khác trên máy tính của bạn và chuyển đường dây điện thoại của bạn sang bộ khác (tất nhiên là đồng ý với liên hệ được liên kết với bộ này).
-
Tránh phân tán
Trừ khi bạn hoàn toàn phải làm việc trên nhiều tệp cùng một lúc, bạn không nên bỏ qua từ dự án này sang dự án khác hoặc chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác mà không hoàn thành bất kỳ tệp nào. Thật vậy, việc trì hoãn vì một nhiệm vụ như vậy và như vậy là không tốt, chẳng hạn, là phản tác dụng. Tốt hơn hết là bạn nên ép bản thân thực hiện loại công việc này vào buổi sáng để nhanh chóng thoát khỏi nó và chuyển sang công việc thú vị hơn.
Buộc bản thân phải hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào đã lên kế hoạch trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo mà không bị phân tâm hoặc dễ trì hoãn là quy tắc cần thiết phải tôn trọng, trừ trường hợp khẩn cấp.
-
Chỉ định thời lượng cho các nhiệm vụ của bạn
Hoàn thành hiệu quả lịch trình của một người với các nhiệm vụ phải thực hiện tất yếu đòi hỏi phải ấn định thời gian cụ thể cho từng người trong số họ và bám sát chúng càng nhiều càng tốt. Một bài tập đôi khi có thể khó hơn tưởng tượng.
Một mẹo để hạn chế lãng phí thời gian và năng lượng là không đánh giá thấp cũng không đánh giá quá cao thời gian phải dành cho từng mục trong danh sách việc cần làm của bạn. Điều quan trọng không kém: biết cách quản lý sự gián đoạn (xem bên dưới) và nói không khi cần thiết.
Phương pháp Pomodoro cũng có thể được chứng minh là một công cụ hữu hiệu. Kỹ thuật này giúp bạn có thể tập trung cao độ vào một công việc tại một thời điểm trong 25 phút mà không bị ảnh hưởng bởi các sự kiện bên ngoài.
-
Đặt mục tiêu cá nhân
Xác định mục tiêu cá nhân (lý tưởng nhất là sử dụng phương pháp SMART) và viết chúng vào nhật ký là một cách tốt để lập kế hoạch ngày của bạn một cách hiệu quả. Thật vậy, nếu việc ghi nhớ mục tiêu không đủ để thúc đẩy bản thân đạt được chúng, thì việc viết chúng ra trong chương trình làm việc hàng ngày buộc bạn phải giữ chúng trong tầm mắt và tăng động lực để đạt được chúng.
-
Lên kế hoạch cho những điều bất ngờ
Trong bất kỳ tổ chức cá nhân nào, dù tỉ mỉ đến đâu, điều không lường trước được - khẩn cấp hay không - có thể phát sinh bất cứ lúc nào và làm gián đoạn toàn bộ lịch trình. Do đó, điều cần thiết là phải đặt trước các khoảng thời gian trong chương trình làm việc của bạn để sẵn sàng cung cấp đầy đủ cho nhân viên của bạn, những người cần nó hoặc để quản lý trường hợp khẩn cấp một cách tương đối bình tĩnh mà không làm gián đoạn hoàn toàn lịch trình của bạn.
-
Dành thời gian cho giải lao
Điều cần thiết là cho phép bản thân hít thở giữa hai công việc, thỉnh thoảng hít thở không khí trong lành. Ví dụ: khi bạn đã dành hai giờ căng thẳng để làm việc cho một dự án và tiến triển theo kế hoạch (tức là khi bạn đã đạt được mục tiêu cá nhân trong ngày cho dự án đó), điều quan trọng là phải dành một vài phút để sạc lại pin trước khi di chuyển. trên.
-
Biết giới hạn của bạn và ủy quyền
Muốn quản lý mọi thứ một mình là một điều dị giáo đối với người quản lý. Để quản lý nhóm của mình một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra, anh ta phải có khả năng giao đúng nhiệm vụ cho đúng người vào đúng thời điểm. Tương tự như vậy, anh ta không bị cấm tìm kiếm lời khuyên hoặc hợp đồng phụ đối với một yếu tố mà anh ta không biết đầy đủ.
Biết giới hạn của bản thân là một trong những phẩm chất quan trọng cần nắm vững, giống như việc tin tưởng nhân viên của bạn và giao phó một cách hiệu quả.
-
Quản lý gián đoạn và các phiền nhiễu khác
Các thông báo khác nhau (email, tin nhắn, mạng xã hội, v.v.) đều là những yếu tố gián đoạn nhỏ ảnh hưởng đến năng suất. Trong ngày, nên biết cách tắt hết những “âm thanh” này để tập trung tốt hơn cho công việc đang làm.
Ngoài ra, khi xảy ra trường hợp khẩn cấp, điều cần thiết là phải biết tiết chế cảm xúc của mình để không bị choáng ngợp và mất hết khả năng.
Mẹo: dành thời gian cụ thể trong ngày chỉ để xem và xử lý email, tin nhắn, v.v.
-
Hãy nghiêm túc trong tổ chức của bạn
Lời khuyên cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng là hãy nghiêm túc tuân thủ chương trình làm việc và tôn trọng tổ chức của bạn.
Tệp này được tham khảo trong: Tổ chức của người quản lý: biết cách tổ chức để đạt được hiệu quả - Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản
