Khi phải trình bày một dự án, một khái niệm trong thời gian ngắn hoặc bằng lời nói, dẫn dắt một cách ngắn gọn hoặc quyết định trong trường hợp khẩn cấp, người quản lý phải có khả năng dựa trên tinh thần tổng hợp của mình để truyền đạt thông tin cần thiết / quan trọng.
Tinh thần tổng hợp là gì?
Đó là khả năng xác định, trong số vô số thông tin, các yếu tố chính về một vấn đề cụ thể và khôi phục chúng một cách hiệu quả.
Tùy thuộc vào mục tiêu - thông báo, giải thích, báo cáo - và mong đợi / nhu cầu của người nhận bản tóm tắt, phần sau có thể chứa các loại thông tin khác nhau. Để có tinh thần tổng hợp như vậy giả sử trước vô số thông tin đa dạng và phong phú, có thể chọn lọc ra những yếu tố phù hợp nhất để trình bày chúng một cách logic, rõ ràng và ngắn gọn cho khán giả đã được xác định trước.
Tổng hợp, phân tích và tổng hợp
Tóm tắt bao gồm tóm tắt những gì đã được nói / viết, mà không có bất kỳ phân loại thực sự nào về tầm quan trọng của thông tin được truyền đi. Ý tưởng là hình thành trong một vài từ - càng ít càng tốt - một cuốn sách, một bài phát biểu, một bài báo, v.v. Phần tóm tắt bám sát những gì đã được nói / viết, không có ngoại suy hoặc thông tin bổ sung nào. Nó trả lời các câu hỏi như:
- " Tài liệu này nói về cái gì? "
- " Nội dung của cuộc họp này là gì? "(Viết báo cáo)
- " Hội thảo / đào tạo này bao gồm những gì? "
Việc phân tích được thực hiện từ "bên ngoài vào bên trong". Nó bắt đầu từ một khía cạnh chung - một tổng thể - để mổ xẻ từng thành phần cụ thể của nó - các bộ phận.
Nó trả lời các câu hỏi như:
- " Các thành phần khác nhau của toàn bộ này là gì? ",
- " Làm thế nào để mỗi phần tử này hoạt động độc lập với các phần tử khác? "…
Tổng hợp được thực hiện "từ bên trong ra bên ngoài". Nó phát hành thông tin chung - tổng thể - bắt đầu từ một số yếu tố cụ thể khác nhau - các bộ phận. Ý tưởng là nhóm các mục khác nhau lại với nhau mà không có bất kỳ mối liên kết nào trước đó xung quanh cùng một chủ đề toàn cầu. Ngoài ra, để tổng hợp, có thể kêu gọi kiến thức của bản thân, hỗ trợ hoặc bổ sung cho các thông tin khác đã thu thập được.
Nó trả lời các câu hỏi như:
- " Môi trường / bối cảnh tổng thể của yếu tố này là gì? ",
- " Làm thế nào để tất cả những điều này hoạt động khi được đặt cùng nhau? ",
- " Làm thế nào chúng ta có thể trình bày rõ ràng thông tin này để nó tạo thành một tổng thể? "
- " Mỗi yếu tố có vai trò gì trong mối quan hệ với những yếu tố khác? "…
Tại sao điều quan trọng là phải biết cách tổng hợp?
Trong kinh doanh, tinh thần tổng hợp là một tài sản quan trọng, hơn thế nữa khi người ta phải đưa ra quyết định, quản lý nhân viên hoặc giao tiếp rộng rãi.
- Tiết kiệm thời gian và hiệu quả : đi vào vấn đề, hiểu và làm cho mọi người hiểu mà không bị chìm vào chi tiết,
- Lùi lại : phân biệt giữa sự kiện, ý kiến và phán đoán,
- Giao tiếp trôi chảy và hiệu quả : báo cáo trung thực về trao đổi và hoạt động, thông tin được truyền tải hiệu quả, quảng cáo chiêu hàng hiệu quả …
- Ra quyết định được thông báo : nhanh chóng có cái nhìn toàn cầu về tình hình để đưa ra quyết định phù hợp,
- Quản lý khủng hoảng tốt hơn : tính đến các yếu tố quan trọng khác nhau để nhanh chóng tìm ra giải pháp tốt nhất,
- Hỗ trợ hiệu quả cho sự thay đổi : tính đến các tác động khác nhau để chọn con đường tốt nhất hướng tới sự thay đổi…
Làm thế nào để phát triển tinh thần tổng hợp của bạn?
Tổng hợp thông tin hiệu quả không phải là bẩm sinh. Tuy nhiên, với ý thức thông thường, một vài bài tập thường xuyên, một chút phương pháp và thực hành, bạn hoàn toàn có thể thúc đẩy trí óc tổng hợp của mình.
Lùi lại một bước
- Hãy khách quan, đừng để bản thân bị ảnh hưởng bởi niềm tin của chính mình,
- Hãy cởi mở và sáng tạo,
- Phân biệt sự kiện với ý kiến và nhận định,
- Kiểm tra tính xác thực của thông tin được thu thập,
- Không muốn trả lại tất cả thông tin đã thu thập …
Đọc / nghe và ghi chú một cách hiệu quả
- Đọc nhanh : đọc nhanh chóng và hiệu quả bằng cách định vị trực quan các từ chính và thông tin cần thiết.
- Ghi chú hiệu quả : lưu ý các yếu tố chính sẽ tạo thành tổng hợp theo mục tiêu cuối cùng.
- Lắng nghe tích cực : diễn đạt lại những gì đã được nói để đảm bảo rằng nó được hiểu một cách chính xác.
Biết cách thu thập và sắp xếp thông tin
- Thu thập các mặt hàng phù hợp : dữ liệu liên quan liên quan đến mục tiêu, ý thức thông thường, xác minh thông tin, logic, kiến thức về chủ đề …
- Hớt bọt : phân loại thông tin thu thập được - số liệu, yếu tố chính, thông tin, giải thích, không cần thiết - (ví dụ: sử dụng bút đánh dấu các màu khác nhau), phân biệt giữa dữ liệu thiết yếu, hữu ích và ngẫu nhiên hoặc thậm chí là ký sinh.
- Kiến trúc sư : kết nối các thông tin chính một cách logic (chủ đề chung, trình tự các bước, phương pháp luận, v.v.).
Giao tiếp hiệu quả
Thu thập và cung cấp thông tin rõ ràng và phù hợp, cho dù đó là:
- bằng văn bản : sử dụng từ vựng phù hợp với người đối thoại của anh ấy, viết dễ đọc, khoảng cách giữa các đoạn văn, sử dụng các câu ngắn, tiêu đề có nghĩa và phụ đề …
- bằng miệng : thu thập thông tin phù hợp từ những người phù hợp, hiển thị theo cách tối ưu (sử dụng một tờ giấy ghi nhớ, trên đó các ý tưởng chính của bài tổng hợp của bạn được viết ra rất dễ đọc cũng như một vài từ chính), nói to và đủ rõ ràng để có thể nghe được và hiểu, điều chỉnh nhịp và ngắt câu, sử dụng từ vựng thích hợp …
Rèn luyện và luyện tập thường xuyên
- Vui vẻ tổng hợp bất kỳ chủ đề nào, đầu tiên trong một vài từ (5 đến 10 từ), sau đó trong khoảng hai mươi, sau đó khoảng năm mươi … Một bài tập tốt là thực hành trình bày một dự án trong một câu duy nhất có thể hiểu được trong 5 năm. con già.
- Tổng hợp sổ sách, viết báo cáo cuộc họp,
- Thúc đẩy sự sáng tạo của bạn: tìm điểm kết nối giữa các chủ thể dường như hoàn toàn trái ngược nhau, kết nối các ý tưởng mâu thuẫn trước đó, xác định một chuỗi chung kết nối các thông tin khác nhau …
Tệp này được tham chiếu trong: Quản lý thời gian: hiệu quả, năng suất và sự thanh thản - Phát triển cá nhân: cải thiện hiệu suất chuyên môn của bạn
