Từ "quy hoạch ngược" thường được sử dụng trong các công ty, nhưng chính xác thì nó là gì? Sự khác biệt giữa lập kế hoạch và lập kế hoạch trở lại là gì? Làm thế nào để xây dựng một lịch trình từ thời hạn?
Kế hoạch retro là gì?
Không giống như lịch trình cổ điển được xây dựng từ ngày bắt đầu của dự án, về phần mình, lập kế hoạch lại, được phát triển kể từ ngày kết thúc dự án . Đây là một phương pháp lập kế hoạch ngược. Cơ chế vẫn giữ nguyên, cụ thể là vị trí của các Mốc và nhiệm vụ trên lịch. Tuy nhiên, việc lắp ráp là khác nhau, ngay cả khi kết quả được hiển thị trên biểu đồ Gantt là tương tự.
Trên thực tế, cách làm này phù hợp với vòng đời của một dự án, nơi mà sản phẩm cuối cùng có thể được giao thường gắn liền với thời hạn.
Phương pháp lập kế hoạch ngược được sử dụng rộng rãi cho các sự kiện - ví dụ: tổ chức sự tham gia của bạn vào hội chợ thương mại. Ngày mới nhất về bản chất là bất biến.
Mối quan tâm của việc lập kế hoạch trở lại
Công cụ hữu hiệu này có nhiều ưu điểm như:
- Tổ chức một dự án dưới sự ràng buộc để tôn trọng một ngày giao hàng chắc chắn.
- Kiểm tra tính khả thi của nó trong thời gian quy định.
- Đặt ngân sách về thời gian cho mỗi bước.
- Xác định các nguồn lực cần thiết để đáp ứng thời hạn.
- Xác định thời điểm bắt đầu dự án chậm nhất (thời hạn cuối cùng).
Làm thế nào để xây dựng một quy hoạch trở lại?
Việc thực hiện nó rất đơn giản và hợp lý. Nó bao gồm 2 giai đoạn: chuẩn bị nội dung và tạo lịch thực tế.
-
Chuẩn bị nội dung của dự án để lập kế hoạch
-
Liệt kê các nhiệm vụ của dự án
Xác định các công việc cần làm để hoàn thành dự án. Sử dụng động từ nguyên thể để mô tả hành động, ví dụ: "Xây dựng đội ngũ". Bạn có thể bắt đầu từ các mục tiêu tổng thể của dự án, chia nhỏ chúng thành các mục tiêu phụ, sau đó thành các nhiệm vụ.
Lưu ý: một công cụ để thực hiện công việc này là WBS. Nó cho phép bạn hiển thị dự án dưới dạng cấu trúc cây gồm các nhiệm vụ sẽ được thực hiện.
Nó là thuận tiện để xác định mỗi nhiệm vụ bằng một chữ cái hoặc một số mã khác. Ở giai đoạn này, cũng cần xác định các nhà quản lý liên quan và các nguồn lực cần thiết.
-
Ước tính thời lượng của các nhiệm vụ
Bước này quan trọng, nhưng thường không chắc chắn. Với kinh nghiệm, ước tính trở nên chính xác hơn. Thực tế là bắt buộc phải đánh giá thời gian của từng nhiệm vụ theo ngày, tuần, tháng.
-
Lịch công việc
Bắt đầu bằng cách sắp xếp chúng theo thứ tự thời gian. Hầu hết các nhiệm vụ là tuần tự: một nhiệm vụ không thể bắt đầu cho đến khi hoàn thành một nhiệm vụ khác. Ví dụ, một nhà thầu phụ không thể bắt đầu công việc của mình cho đến khi các thông số kỹ thuật được hoàn thiện. Do đó, điều quan trọng là phải xác định rõ ràng các yếu tố phụ thuộc này để sắp xếp các nhiệm vụ trong mối quan hệ với nhau trong lịch trình. Sự đồng bộ chính xác của các yếu tố là yếu tố then chốt để đạt được các mục tiêu.
Lý tưởng là sử dụng công cụ PERT cung cấp một phương pháp hoàn chỉnh để xác định các phụ thuộc và xác định đường dẫn quan trọng (các bước dài nhất xác định thời lượng tối đa của dự án).
-
-
Xây dựng kế hoạch cổ điển
Trái ngược với thói quen bắt đầu lập kế hoạch với công việc đầu tiên được thực hiện, bắt đầu bằng cách định vị ngày giao dự án. Sau đó là bước trước, rồi bước trước, v.v. Bạn có thể rơi vào tình huống không thể hoàn thành (các) nhiệm vụ đầu tiên. Sau đó, sẽ cần phải tiến hành trọng tài để đáp ứng thời hạn. Đây là toàn bộ điểm của việc lập kế hoạch hạn chế này: xác định đúng phương tiện và phương pháp phù hợp để đạt được kết quả cuối cùng.
Hãy cẩn thận giữ một chút thời gian để đối mặt với những nguy cơ có thể xảy ra mà không gặp rủi ro!
Một thực tế phổ biến là đặt thời gian bắt đầu nhiệm vụ dựa trên ngày mục tiêu. Minh họa bằng một ví dụ về lập kế hoạch cho việc tổ chức một cuộc họp thường niên:
- - Đặt phòng trước cuộc họp 20 ngày
- - Đặt bữa trước 15 ngày
- - Gửi lời mời trước 10 ngày
- - Xác nhận chương trình làm việc trước 7 ngày
- -Vân vân.
Kế hoạch có thể được làm phong phú bằng cách thêm "muộn nhất".
- - Đặt phòng muộn nhất trước 20 ngày
Ví dụ về lập kế hoạch ngược đơn giản cho một dự án tiếp thị
Lấy ví dụ về việc chuẩn bị tham gia hội chợ thương mại (rất đơn giản hóa) với thời hạn muộn nhất
| Nhiệm vụ |
D - 10 tháng |
D - 7 tháng |
D - 2 tháng |
D - 3 tuần |
D - 2 tuần |
D-Day | Chịu trách nhiệm |
| Đặt sân | Alain | ||||||
| Thiết kế chân đế | Sylvie | ||||||
| Chuẩn bị các công cụ thương mại (tài liệu quảng cáo, v.v.) | Sylvie | ||||||
| Khởi động thông tin liên lạc về sự tham gia của chúng tôi trong chương trình (gửi thư, chèn trên trang web, mạng xã hội, v.v.) | Sylvie | ||||||
| Tổ chức và đào tạo đội sẽ điều hành khán đài | Alain | ||||||
| Hiển thị ngày |
Một góc nhìn khác, phức tạp hơn bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt
Sử dụng phần mềm quản lý dự án và Excel
Một số phần mềm cho phép bạn tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các thời hạn : sau khi nhập nhóm nhiệm vụ, thời hạn và phụ thuộc của chúng, tất cả những gì bạn phải làm là đặt ngày giao hàng và các công cụ này tự động tính toán ngày bắt đầu dự án, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của mỗi nhiệm vụ.
Những đặc điểm này rất thú vị khi cần điều chỉnh (về phương pháp, nguồn lực, v.v.) và quan sát các tác động.
Cũng có nhiều tiện ích Excel sẵn sàng sử dụng trên Internet để xây dựng lịch trình của bạn.
Tệp này được tham chiếu trong: Lập kế hoạch dự án: phương pháp và công cụ
