Kết quả của công việc tập thể, cây mục tiêu là một công cụ rất quan trọng để thực hiện khi bắt đầu một dự án. Tờ thực tế này xem xét các mục đích và điều kiện sử dụng và mô tả từng bước phát triển của nó.
Cây mục tiêu là gì?
Nó là một biểu diễn đồ họa nhằm mục đích mô tả sự đan xen và kiến trúc của các mục tiêu. Nó thiết lập một khuôn khổ chính xác để thực hiện dự án. Mục tiêu tổng quát được chia thành các mục tiêu phụ (còn được gọi là các mục tiêu cụ thể, trung gian hoặc thậm chí là các mục tiêu phụ) nhiều lần cho đến khi đạt được một cấp độ hoạt động. Các mục tiêu này có thể là định lượng cũng như định tính.
Điều hướng trong phân cấp cây là giàu ý nghĩa. Đi xuống cây, các mục tiêu phụ cho thấy mục tiêu cao hơn sẽ đạt được như thế nào. Bằng cách điều hướng theo hướng ngược lại - có nghĩa là đi lên trên cây - có thể dễ dàng hiểu được mục đích của từng mục tiêu phụ.
Sự quan tâm của công cụ này
Những lợi thế của cây mục tiêu là rất nhiều:
- Anh ấy đang làm cho nó dễ dàng hơn hiểu biết và phối hợp của dự án và ý nghĩa của nó.
- Nó cho phép xác nhận tính hiện thực của dự án với các nguồn lực được phân bổ bằng cách đảm bảo rằng tất cả các mục tiêu đều có thể đạt được.
- Anh ta xóa bỏ mọi hiểu lầm, mơ hồ và hiểu lầm nhờ thiết kế tập thể của cây. Anh ấy đảm bảo sự gắn kết của nhóm và đặt nền tảng để giao tiếp với các bên liên quan khác.
- Các phân cấp các mục tiêu do đó rõ ràng hơn , với các liên kết có thể nhận dạng. Có thể dễ dàng xác định các mục tiêu phụ đóng góp như thế nào vào sự thành công của mục tiêu chính.
- Anh ấy cho ý nghĩa trong công việc phải làm . Nhờ công cụ này, nhóm dự án biết mình cần phải đi đâu, mục tiêu của mình là gì.
- Anh ta đơn giản hóa việc giám sát dự án trong suốt quá trình thực hiện các nhiệm vụ và đầu ra của các sản phẩm được giao.
Giới hạn của anh ấy
Có thể khó để một nhóm thống nhất về hệ thống phân cấp chung: nhầm lẫn giữa các mục tiêu và phương tiện, các mức độ ưu tiên khác nhau tùy theo độ nhạy cảm, v.v.
Lưu ý: theo quan điểm phương pháp luận, cây mục tiêu thường xuất hiện sau cây vấn đề. Ông đặt ra các khóa học để giải quyết các trục trặc và cơ hội được phân tích.
Thực hiện phương pháp
Có thể có một số cách tiếp cận. Chúng tôi cung cấp cho bạn một quy trình đơn giản để làm theo. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng sơ đồ tư duy để thúc đẩy quá trình hiện thực hóa. Nó là một phần của nguyên tắc MECE (Loại trừ lẫn nhau, Cùng nhau hết sức).
Dưới đây là các bước để xây dựng cây mục tiêu:
-
Xác định nhóm làm việc
Chọn những người nên tham gia hội thảo. Đây thường là các thành viên của nhóm dự án, nhưng cũng có thể là các bên liên quan khác như nhà tài trợ, thành viên ban quản lý, v.v. Cơ cấu nhóm phải đại diện cho tất cả các lợi ích và mục tiêu của dự án.
Liệt kê các mục tiêu của dự án
Quay lại các mục tiêu đã xác định, hoặc xác định chính xác chúng nếu không đúng như vậy (Xem sơ đồ "quái thú có sừng" để xác định nhu cầu). Đảm bảo rằng đây là các mục tiêu chứ không phải hành động: chúng được thể hiện dưới dạng kết quả, cải tiến, tăng, giảm, xóa một thứ gì đó, v.v.
Xác định mục tiêu chính
Trong số tất cả các mục tiêu được liệt kê, hãy xác định mục tiêu chính mà bạn đặt ở giữa bản đồ.
Thí dụ :
Chia nhỏ mục tiêu chính thành các mục tiêu trung gian
Bắt đầu từ mục tiêu chính, xác định các mục tiêu trung gian bằng cách sử dụng công việc tập thể. Sử dụng các câu hỏi như: "Làm thế nào để tôi đạt được mục tiêu này?" và hình thành các trục mục tiêu phụ.
Động não là công cụ được lựa chọn để thực hiện công việc này => xem phần thực hành
Thí dụ :
Xây dựng các cấp độ khác
Công việc trước đây đã cung cấp cho bạn sự khởi đầu của cấu trúc cây của bạn với mục tiêu chính thường trả lời câu hỏi “tại sao?”, Các mục tiêu trung gian tập trung vào “làm thế nào?”.
Vì vậy, bây giờ nó là cần thiết để phát triển các cấp độ khác. Đối với tất cả các mục tiêu trung gian, hãy sử dụng các câu hỏi tương tự như đối với bước 2 để xác định các mục tiêu cấp thấp hơn. Đặt chúng trên bản đồ.
Lặp lại hoạt động nếu cần bằng cách phát triển một cấp bổ sung: cấp thấp nhất phải bao gồm các mục tiêu hoạt động định lượng chung. Nếu không, hãy thêm một nhánh mới.
Thí dụ :
Trong trường hợp có nhiều mục tiêu hoặc khi hệ thống phân cấp không dễ thiết lập, sơ đồ mối quan hệ là lý tưởng để xây dựng cây. Nó cho phép bạn sắp xếp, liên kết và sắp xếp các mục tiêu của mình.
Phương pháp này bao gồm nhóm mục tiêu theo sở thích sử dụng trực giác. Điều này dẫn đến các nhóm nhỏ nên được đặt tên để tạo ra mục tiêu cao hơn. Theo truyền thống, bài tập được thực hiện theo nhóm bằng cách sử dụng các ghi chú post-it.
Chúng tôi mời bạn tham khảo bảng phương pháp để biết cách xây dựng biểu đồ mối quan hệ.
Hoàn thiện cây
Để trình bày sơ đồ thu được, bạn có thể giữ biểu mẫu đồ họa được thiết kế bằng công cụ lập bản đồ tư duy của bạn hoặc sử dụng bảng. Ưu điểm của phương pháp sau là có thể bổ sung thông tin bổ sung rất hữu ích cho việc quản lý dự án như người phụ trách, nguồn lực, v.v.
Ví dụ về cây mục tiêu ở dạng bảng
| Ghi bàn chủ chốt |
Bàn thắng |
Bàn thắng | Chịu trách nhiệm | Ngân sách | Ngày cuối | Đo của sự thành công |
| Cải thiện sự hài lòng của khách hàng | Cải thiện điều trị than phiền | Chịu trách nhiệm bất kỳ yêu cầu nào trong vòng 1 giờ | ||||
| Mang theo bài giải trong vòng 24 giờ | ||||||
| Chế tạo giao hàng | … | |||||
| Cải thiện khả năng tiếp nhận Điện thoại | … |
Xem thêm một hệ thống quản lý mục tiêu hoàn chỉnh: OKR (Mục tiêu và Kết quả chính)
Tệp này được tham chiếu trong: Khung dự án
