Trong suốt một dự án, các bên liên quan có thể có những quan điểm khác nhau. Những bất đồng này thúc đẩy cuộc tranh luận, nhưng cũng có khả năng gây bất lợi cho việc đạt được các mục tiêu đã đề ra. Làm thế nào để người quản lý dự án có thể đối phó với chúng một cách hiệu quả?
Những rủi ro là gì?
Thất vọng, mất động lực, tệ hơn nữa là tắc nghẽn hay xung đột đè nặng lên quá trình vận hành suôn sẻ của dự án, những bất đồng là điều không thể xem nhẹ.
Mục tiêu là giải quyết những khác biệt càng sớm càng tốt để duy trì hoặc thiết lập bầu không khí tin cậy có lợi cho thành công tập thể. Nếu không có điều này, tình hình có nguy cơ trở thành xung đột với các hậu quả đối với việc tiến hành dự án, và thậm chí đối với sự thành công của dự án.
Các loại bất đồng là gì?
Trong suốt vòng đời của dự án, các loại ý kiến khác nhau có thể xuất hiện. Ví dụ :
- Khởi tạo: bất đồng về mục tiêu, ưu tiên. Ngay cả trước khi dự án bắt đầu, sự đối lập vẫn có thể xuất hiện. Cần làm rõ và xây dựng sự đồng thuận trước khi bắt đầu dự án. Sự đồng thuận của tập thể cần thiết để bắt đầu trên cơ sở tốt.
- Đóng khung: bất đồng về phương tiện - về thời hạn. Đặc biệt là khi yêu cầu rất cao và không đủ phương tiện - Tranh chấp về vai trò của mỗi người cũng có thể xuất hiện.
- Sản xuất : bất đồng về giải pháp, xích mích về tải trọng dự án phải chịu.
Những bất đồng này có thể biến thành xung đột và phá vỡ tính năng động của dự án. Ngoài ra, bạn nên làm tan chúng càng sớm càng tốt hoặc điều trị chúng nhanh chóng.
Người quản lý dự án có thể giải quyết những bất đồng như thế nào?
Có 3 cách tiếp cận chung để giải quyết những tình huống này:
- 1 - Chức vụ quyền hạn
- 2 - Sự thỏa hiệp
- 3 - Chấp nhận
-
Chức vụ quyền hạn
Đây là một trường hợp điển hình mà người quản lý dự án không nên cho phép phát triển bế tắc. Anh ta không có lựa chọn nào khác và không thể nhượng bộ bất cứ điểm nào.
Tư thế độc đoán này chỉ hoạt động nếu người quản lý dự án có quyền lực thực tế hợp pháp (vị trí của anh ta trong hệ thống cấp bậc hoặc trách nhiệm được quản lý của anh ta giao phó) và / hoặc được công nhận (lãnh đạo).
Cẩn thận với phản ứng đáp trả từ bên đối lập, cán cân quyền lực có thể không nghiêng về quyền lực chính thức …
-
Sự thỏa hiệp
Mục đích ở đây là tìm ra giải pháp thỏa đáng cho cả hai bên. Thông thường, không phải mọi thứ đều là trắng hay đen - mọi người đều phải nhượng bộ và đổi lại sẽ nhận được một sự ủng hộ để chấm dứt bất đồng. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng đạt được một thỏa hiệp cân bằng để đảm bảo tính bền vững của thỏa thuận. Giải pháp mang tính xây dựng này giúp bạn có thể duy trì cam kết của mọi người.
-
chấp thuận
Cách tiếp cận này được áp dụng khi cổ phần cho phép và khi việc duy trì mối quan hệ là ưu tiên của người quản lý dự án. Chấp nhận vị trí của bên kia là một khả năng. Hãy cẩn thận: nhượng bộ một điểm có thể dẫn đến yêu cầu mới. Do đó, các điều khoản của thỏa thuận nên được khóa đúng cách: nội dung, phạm vi, v.v.
Lưu ý: bất đồng có thể là chủ đề của cuộc họp nhóm chuyên trách khi phải đạt được thỏa thuận tập thể
Các lựa chọn thay thế
Trọng tài có thể được đưa ra bởi một người có thẩm quyền, nhà tài trợ của dự án, nhà tài trợ hoặc thành viên của ban quản lý khi cổ phần yêu cầu.
Trong trường hợp xảy ra tình huống bế tắc, việc trì hoãn quyết định là cần thiết để loại bỏ sự cản trở hoặc chống đối - và cho phép mọi người trưởng thành vị trí của mình.
Lời khuyên cho người quản lý dự án
Để thực hiện thành công kiểu đàm phán này, người quản lý dự án phải thực hành lắng nghe tích cực. Điều quan trọng là phải hiểu ngoài lời nói những gì ẩn sau sự bất đồng. Thật vậy, những điều này có thể rõ ràng, nhưng cũng che giấu lợi ích, sự ganh đua và các lý do khác của sự thất vọng cá nhân về nguồn gốc của một cuộc xung đột tiềm ẩn.
Ngăn chặn bất đồng
Tính minh bạch và tính sư phạm mạnh mẽ trong suốt dự án ngăn chặn một số bất đồng nhất định và làm nổi bật các kiểu phản đối khác - do đó tránh được sự bất thành văn.
Khuyến khích những người liên quan nói lên mối quan tâm của họ về dự án. Vấn đề tiềm ẩn càng được giải quyết tại nguồn của nó, thì hậu quả sẽ càng ít.
Tệp này được tham chiếu trong: Xây dựng nhóm dự án
