Bạn có muốn đầu tư vào một công cụ để quản lý các dự án của mình không? Làm cách nào để bạn chọn được phần mềm quản lý dự án phù hợp với mình?
Cho dù đó là theo yêu cầu của Người quản lý của bạn, lựa chọn cá nhân hay mốt nhất thời, bạn có thể tự hỏi nếu bạn không tăng năng suất của mình với sự trợ giúp của phần mềm. Quản lý một dự án có thể là một công việc đơn giản, dễ dàng và hoàn thành nhanh chóng trong ngày, ngay đối với dự án đòi hỏi đầu tư lớn và tổ chức tốt.
Câu hỏi đầu tiên để tự hỏi bản thân trước khi đầu tư vào một công cụ như vậy là: " Làm thế nào để chúng tôi chọn phần mềm Quản lý dự án phù hợp nhất với nhu cầu của chúng tôi? "
Định nghĩa nhu cầu (hoặc soạn thảo các thông số kỹ thuật)
Phân tích chức năng về nhu cầu có thể được phát triển để lựa chọn tốt nhất một phần mềm Quản lý dự án. Bạn phải xác định tính hữu ích của việc có công cụ này. Chúng tôi cũng nói về một chức năng sử dụng.
- Phần mềm quản lý dự án cần làm những gì? - Mô tả tất cả các tính năng bạn mong đợi.
- Những ràng buộc tôi phải đối mặt là gì? - Phát triển những gì được yêu cầu bởi một ứng dụng quản lý dự án.
- - Nó sẽ đáp ứng nhu cầu / mong đợi của tôi? Đối với các cộng tác viên của tôi? Khách hàng của tôi ?
- - Tôi có thể sử dụng nó trên một hoặc nhiều máy tính không?
- - Tôi có thể (hoặc tôi cần) sử dụng nó ngoại tuyến không?
- - Tôi có thể sử dụng dữ liệu như thế nào?
- - Tôi có thể thực hiện trích xuất để chia sẻ dữ liệu với cộng tác viên không có phần mềm không?
- Vân vân.
Các nhu cầu thứ cấp khác có thể được bày tỏ. Bạn chỉ cần nhập chúng vào phân phối thông số kỹ thuật của bạn.
Các tính năng chính của phần mềm Quản lý dự án
Tùy thuộc vào giải pháp được chọn, có thể quản lý tất cả các giai đoạn của vòng đời của một dự án . Một số thậm chí còn cung cấp khả năng quản lý danh mục các dự án.
Xác định và lập lịch các tác vụ
Quản lý tác vụ là một chức năng trung tâm . Khi bắt đầu lên kế hoạch cho một dự án, điều đầu tiên chúng ta sẽ tự hỏi mình là tính khả thi theo thời gian.
Với tính năng lập kế hoạch dự án , thật dễ dàng để thiết lập một đường dẫn quan trọng từ danh sách việc cần làm.
Công cụ lập kế hoạch nhiệm vụ cũng cung cấp một cái nhìn trực quan nhanh chóng (ví dụ sơ đồ GANTT) về các hoạt động hiện tại và sắp tới để giám sát dự án hiệu quả.
Một số ứng dụng tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức các tác vụ bằng cách sử dụng hệ thống Kanban. Như có thể được tìm thấy trong phần mềm quản lý dự án miễn phí nổi tiếng Trello.
Quản lý nguồn tài nguyên
Thêm vào đó là các nguồn tài nguyên. Ai nên quản lý nhiệm vụ nào? Có thể gán một tài nguyên cho một tác vụ phải được thực hiện để xác định khối lượng công việc của mỗi tác vụ.
Quản lý các báo cáo
Một chức năng khác, sau mỗi cuộc họp, cuộc hẹn hoặc thăng tiến trong một dự án, việc đưa ra báo cáo là rất nên làm hoặc thậm chí là cần thiết.
Theo một báo cáo (Radicati Group, tháng 3 năm 2015), trong các công ty, gần 122 email được trao đổi cho mỗi nhân viên, mỗi ngày.
Để ngăn báo cáo của bạn không được chú ý trong hệ thống nhắn tin của cộng tác viên, phần mềm quản lý dự án bao gồm các trang (không gian làm việc cá nhân hoặc cộng tác) để dễ dàng viết, chia sẻ và sửa đổi các báo cáo này. Điều này tránh được việc không ngừng trao đổi thư với đề cập "Cập nhật lần cuối, vui lòng ghi chú" cho cuộc họp tiếp theo.
Bạn đã bao giờ thấy mình đang tham gia một cuộc họp với các thành viên khác của dự án mà không có cùng thông tin?
Làm việc theo nhóm
Phần mềm quản lý dự án cũng thúc đẩy chia sẻ dữ liệu từ một giao diện trực quan bằng cách chuyển đổi thành một nền tảng cộng tác: lưu trữ và chia sẻ các tài liệu liên quan đến dự án (quản lý tài liệu), như chúng ta đã thấy: báo cáo được hoàn thành bởi một trong các cộng tác viên, v.v.
Để luôn được thông báo về tiến độ của dự án, để dữ liệu được tập trung ở một nơi và cùng một nơi, để tương tác với các thành viên khác trong nhóm, để nhanh chóng chỉnh sửa các báo cáo và phép đo.
Trang tổng quan và báo cáo
Để biết kết quả của dự án và tiến độ của nó, loại phần mềm này có thể nhanh chóng đưa ra một báo cáo ở định dạng bảng điều khiển . Việc truyền dữ liệu này cho phép bạn nhanh chóng trích xuất các số liệu và chỉ số chính mà không cần phải tự xây dựng chúng. Quản lý dự án được thực hiện dễ dàng hơn.
Nhưng cũng…
Các tính năng khác được tích hợp vào phần mềm quản lý dự án như Ngân sách, truy xuất tiến độ dự án, quản lý thời gian (để tránh bảng chấm công trong Excel), cũng như khả năng Hoàn trả Kinh nghiệm.
Có nhiều tính năng khác, dành riêng cho từng phần mềm Quản lý dự án, có thể được cấu hình để cung cấp giải pháp hoàn chỉnh cho nhu cầu của bạn.
Ưu đãi hiện có
Giải pháp quản lý dự án ngoại tuyến
Được gọi là "ngắt kết nối", chế độ này không yêu cầu kết nối internet để hoạt động.
Tuy nhiên, phần mềm sẽ cần được kết nối theo thời gian, để có sự đồng bộ hóa dữ liệu để giữ cho chúng được cập nhật.
- Lợi thế chính: phần mềm có thể được sử dụng trong môi trường không có mạng.
- Hạn chế chính: đối với một dự án lớn với số lượng lớn các tương tác, các bản cập nhật sẽ không ngay lập tức và điều này có thể gây ra lỗi.
Phần mềm quản lý dự án SaaS
Có một chế độ, SaaS "Phần mềm như một dịch vụ", trong tiếng Pháp là "Phần mềm như một dịch vụ".
Ví dụ về các giải pháp SaaS: Wrike, dự án Genius
Đây là các công cụ web được lưu trữ trên máy chủ bên ngoài công ty.
- Lợi thế chính: các giải pháp quản lý dự án trực tuyến cho phép cập nhật dữ liệu tự động theo thời gian thực, với khả năng truy cập dễ dàng trên tất cả các máy tính và không cần phải ở trong mạng nội bộ của công ty.
- Hạn chế chính: phần mềm không thể được sử dụng ngoại tuyến.
